Новый уровень бизнеса и прибыли: внедрение CRM, телефонии, онлайн-чатов для event-агентства

Одним из наших клиентов стало event-агентство с широким спектром услуг по организации праздников, мероприятий и конференций. Их проблема была в абсолютно не налаженном бизнес-процессе обработки клиентов. Несмотря на большое количество заказов, компания нуждалась в эффективной организации работы. У агентства был один номер телефона, и все звонки клиентов проходили через секретаря - это усложняло работу менеджеров и их ведение клиентов. Большой проблемой также был “слив” клиентов, когда менеджеры общались через мобильную связь.

‍

Данные компании:

• Штат — руководитель и заместитель, 15 менеджеров и секретарь
• Один веб-сайт
• Городская АТС и мобильные телефоны менеджеров
• Большой рекламный бюджет
• Отсутствие CRM-системы, использование Excel для учета клиентов

Выполненная работа

В качестве основы CRM-системы нами было предложена amoCRM. Это позволило руководству увидеть всю работу менеджеров изнутри, в режиме онлайн видеть выполненные заявки и общую эффективность по каждому сотруднику. Теперь по каждой заявке в автоматическом режиме создается сделка, по которой необходимо было вести переговоры, организовывать встречи, вести переписку и в конечном счете закрывать сделку контрактом на организацию мероприятия. Таким образом, необработанных заявок и обращений в компании свелось почти к нулю. Внедренная CRM-система позволила эффективнее использовать рабочее время менеджеров, благодаря внутреннему планировщику задач и возможностью ставить задачи.

‍
Большим плюсом стало увеличение продаж, путем предложения смежных услуг уже существующим клиентам — организация корпоратива или дня рождения директора, об этом легко и просто напоминает сама система менеджеру. Компания полностью перешла на CRM-систему и отказалась от старых инструментов ведения работы - бумажные журналы, Excel.
‍
Также мы внедрили новый формат связи - IP-телефонию через облачную АТС OnlinePBX. Это позволило разграничить отделы и направления компании путем голосового меню. Стала доступна функция дозвона клиента напрямую к менеджеру. А для предотвращения “слива” клиентов мы настроили amoCRM и OnlinePBX таким образом, что менеджер не видит номер клиента при общении через систему.

Сайт компании мы также немного оптимизировали, внедрив системы онлайн-чатов Jivosite, это повысило общую конверсию с сайта. Еще одним новшеством стала настройка Callbackhunter, для автоматического перезвона потенциальному клиенту.

Ну и наконец, мы внедрили систему сквозной аналитики RoiStat. Для руководителей было откровением узнать — куда же уходит рекламный бюджет все это время?! Они полностью пересмотрели средства на рекламу, перераспределили их, что позволило эффективно использовать рекламные инструменты.

‍

Итоги

Нашей компанией был проделан большой фронт работ по оптимизации бизнес-процессов Event-агентства. Звонки теперь проходят на мобильные телефоны с внутренними сим-картами, и таким образом фиксируются и записываются в системе. Было создало голосовое меню и приветствие для уменьшения нагрузки на секретаря. Система amoCRM позволила создать структуру внутри компании, распределить четкие задания между менеджерами и, главное, отследить их эффективность. Теперь руководство четко и в режиме онлайн видит работу сотрудников изнутри. Одну из главных проблем -слив контактов, - решили путем правильных настроек CRM-системы, при ведении менеджером сделки он не сможет видеть номера своих клиентов и связываться он может с клиентом только через amoCRM или корпоративный мобильный телефон.

“Очень довольны внедренной CRM-системой и телефонией, процесс организации стал действительно проще и лучше. Ну а самое главное, все звонки и взаимосвязь с клиентом фиксируется в программе и, я имею круглосуточный доступ к любому разговору. Больше никаких сливов телефонной базы, менеджеры работают на ура. Благодарю компанию RocketCRM за проделанную работу и отличное отношение к делу”
‍
Шамиль, руководитель отдела продаж