Мы продолжаем собирать интересные кейсы о том, как российские компании с конкретной спецификой деятельности смогли организовать работу команд в Asana. Этот кейс получился мгновенно и практически случайно.
«По курсу Asana могу написать отзыв – у нас он прям очень хорошо лёг в рабочую плоскость», – написал нам генеральный директор Tomoru Денис Балюра. Мы созвонились с Денисом, чтобы узнать его впечатления о нашем курсе по управлению проектами и… заговорились.
Так что, представляем вам систему управления проектами команды Tomoru. Мы не имеем отношения к внедрению Asana в эту компанию, ребята все сделали сами. И то, как они это реализовали, заслуживает отдельного блока в этом материале.
О компании
Tomoru – это платформа, на базе которой можно собирать умных голосовых и текстовых роботов для поддержки клиентов и продаж.
По сути, основная деятельность компании – это производство. Команда придумывает и разрабатывает роботов для разных услуг и продуктов. Роботы общаются с потенциальными и действующими клиентами, отвечают на вопросы пользователей и решают их проблемы.
Искусственный интеллект помнит контекст разговора, предыдущие сообщения и вопросы и способен в определенный момент разговора захватить инициативу, сам начать задавать вопросы и вывести пользователя на суть проблемы, после чего – предложить решение.
Tomoru на рынке с 2019 года и, по словам Дениса, они быстро растут. Среди клиентов компании Skillbox, ПЭК, Нетология и другие крупные игроки российского рынка.
Потребность в софте для проектного управления
Рассказывает Денис Балюра, основатель платформы Tomoru.
Перед командой стояла задача найти сервис, в котором можно управлять задачами производства. Клиентов становилось больше, мы делали все больше роботов, сложно было контролировать этот процесс.
Мы пробовали Trello, Google-таблицы, даже пытались выстроить воронку производства в amoCRM. Ничего не прижилось. Мы дошли до того, что хранили информацию в Google-таблицах, задачи вели в Trello, общались по проектам в Slack и еще боролись с командой, которая норовила обсудить рабочие вопросы в личке в Telegram.
Потом я нашел видео Кости (прим.ред. – Константин Кузнецов, основатель и генеральный директор RocketSales) на YouTube. Он рассказывал, как вы в RocketSales управляете проектами. Я написал Косте, мы созвонились, он без проблем показал как устроена ваша Asana и предложил нам командой пройти курс по управлению проектами.
Обучение управлению проектами и миграция в Asana
Денис начал проходить курс первым. Это очень правильное, но сложное решение, когда генеральный директор тестирует сервис и осуществляет преднастройки под бизнес-процессы команды, прежде чем презентовать новый софт сотрудникам.
Денис начал выстраивать процессы в Asana, сначала управлял там только своими задачами. Затем завел учетные записи для руководителя производства и человека, который на тот момент выполнял роль сейлз- и аккаунтинг-менеджера. Три руководителя начали вести свои задачи в Asana, перекидывать их друг другу, коммуницировать по всем вопросам внутри платформы. В это же время два руководителя подключились к изучению курса RocketSales по управлению проектами.
За месяц работы трех руководителей в Asana структура проектного управления менялась 4 раза. Команды, проекты, задачи, распределение сделок внутри проектов. Когда структура была утверждена, в Asana интегрировали Hubstaff, сервиса для учета времени команды, затраченного на решение задач.
Преднастроенную Asana отдали руководителю производства. И если в обучающем курсе от RocketSales все уроки – глубинные и объемные, направленные на изучение методологии, то руководители Tomoru сделали еще серию коротких и простых видеоуроков, как линейным сотрудникам начать использовать Asana.
В Asana за полгода «переехали» все подразделения Tomoru. Сейчас Asana Tomoru обеспечивает ключевые потребности компании:
- управление производством,
- связь аккаунтинга и производства,
- управление системными задачами,
- хранение шаблонов, нормативных документов для производства,
- хранение паролей, счетов.
Денис Балюра, основатель Tomoru:
«Я постоянно троллил команду просьбами в стиле: срочно пришлите пароль от такого-то сервиса. Бывает, что нужно прямо сейчас кому-то что-то расшарить, а вся команда спит (я нахожусь во Владивостоке, у нас существенная разница во времени). Ребята собрали все доступы к нашим сервисам в одной задаче и стало сильно удобнее».
За полгода команде Tomoru удалось полностью перевести управление проектами и задачами в Asana. Кроме того, Tomoru – SAAS-сервис, у которого есть партнеры-интеграторы. Для партнеров провели отдельное обучение, как вести в Asana процесс внедрения Tomoru. Сам сервис получил гарантию качественного внедрения партнерами, а партнеры получили действенную методологию с готовыми бизнес-процессами для производства и разработки.
Структура проектного управления Tomoru
– Добро пожаловать в нашу Asana, – говорит Денис.
За последние полгода заложенная им структура проектов сильно разрослась – руководители организовали в Asana работу своих подразделений.
Рассказ об Asana Денис начинает с собственной доски задач. И это снова бальзам на наши души, потому что когда амбассадором внедрения становится лидер команды, сотрудники вдохновляются его личным примером.
Список задач Дениса оформлен в виде приватного проекта, к которому имеет доступ только он сам. Это личный задачник, куда он заходит каждое утро, чтобы посмотреть и актуализировать список дел на сегодня. Интересно, что в этом проекте хранятся и рабочие, и личные задачи. Asana – не просто рабочий инструмент, а часть жизни основателя Tomoru.
Дальше мы видим все команды компании Tomoru:
- TOP Team
- Управленческие задачи
- Создатели ботов
- Список клиентов
- Список партнеров
- Продажи
- Маркетинг
- Новые сотрудники
- Графики
Разберем проекты каждой команды немного подробнее.
Команда TOPTeam
Сюда входят всего три ключевых сотрудника, у которых есть максимальный доступ ко всем проектам и задачам в Asana. Здесь есть (внимание!) ещё одна доска задач для генерального директора. Руководители подразделений ставят здесь задачи Денису, а он забирает их на свою личную «потайную» доску.
Посмотрим на другие проекты этой команды:
- Запуск франшизы, где идет упаковка платформы.
- Пароли и учётки, где собраны все необходимые руководителям доступы.
- Оплаты, где ставятся все задачи, связанные с движением денег.
- Сотрудники, где зафиксирована вся оргструктура, персональные данные сотрудников и их должностные обязанности.
Команда Управленческие задачи
3 руководителя, у каждого из которых свои отдельные проекты с задачами. И два общих проекта: бэклог общих улучшений и бэклог улучшений по продажам. В этих проектах ведется работа над предложениями по улучшению сервиса.
Как выглядит проект руководителя?
Он разделен на последовательные секции:
- Шаблоны задач
- Сделать сегодня
- Регулярные встречи
- На подходе
- На контроле
- Реализованные задачи
У каждой задачи есть Тип работ, Статус и Приоритет. Это помогает выбирать наиболее важные для компании направления внимания.
Команда Создатели ботов
Среди проектов этой команды:
- Ответственные аналитики
- Стандарты в работе аналитика
- Доступы для работы
- Создание и развитие ботов
- Запуск звонков
- Обучение ядра бота
- Личные доски всех сотрудников этого подразделения
Во всех проектах работа строится по схожему принципу. Есть задачи в работе, кураторство, задачи на контроле, в очереди, задачи, ожидающие информации, регулярные дела, информационные блоки с доступами к учеткам.
Но есть один необычный проект под названием стандарты в работе аналитика. Он содержит информацию, регламентирующую деятельность аналитика в команде. Куда и кому задавать вопросы, как вести Google-диск, как чистить базу клиентов на прозвон. Нам особенно полюбился пункт «За что будут порицать и бить тапками».
Интересное решение. У создателей ботов есть дополнительная мотивация за найденные классные диалоги бота с клиентом: успешные или просто смешные. Ребята получают премии за то, что обучили робота и нашли нестандартные механики отработки возражений, дожима клиентов.
Команда Список клиентов
По понятным причинам скриншоты с портфелями клиентов Tomoru мы не показываем в этом кейсе.
Сохраняется принцип 1 клиент = 1 проект. Внутри клиентского проекта задачи, зафиксированные запуски роботов. А теперь, одно из главных преимуществ Asana перед другими платформами для управления проектами.
В правой части экрана вы видите открытую карточку конкретной задачи. Помимо ответственных, дедлайнов и статусов, там есть поле проекты. Одна и та же задача в Asana может быть прикреплена сразу к нескольким проектам. Например, задача со скриншота находится одновременно в 4 проектах:
- Запуск звонков (так как задача связана с прозвоном по базе клиента)
- Доска задач по этому клиенту
- Личная доска задач куратора данного клиента
- Личная доска задач технического специалиста, который будет выполнять задачу.
Структура задачи – типовая, она автоматически заполняется подзадачами. Куратору не нужно каждый раз тратить время на декомпозицию задач.
Силами команды Tomoru была реализована автоматизация: при завершении задачи в Hubstaff, аналогичная задача в Asana мгновенно отправляется в раздел «Завершённые». Синхронизируются поля задачи и нет необходимости вносить изменения в двух сервисах параллельно.
.png)
.webp)
.svg)
.webp)
.svg)
.svg)