ITG Solutions — компания, которая предлагает широкий спектр IT-услуг и решений. Занимается разработкой программного обеспечения, консалтингом в области информационных технологий, интеграцией систем и кибербезопасностью. Но это не значит, что в процессе работы команды не возникало трудностей и не было подводных камней…
В ITG Solutions работает около 20 человек использующих Asana. Они обратились к нам в Rocket.red с задачей переноса в новое рабочее пространство и настройки процессов работы отдела продаж и документооборота.
Переезд на новый домен был необходим для оптимизации расходов на систему.
В рамках первого домена почти все сотрудники были добавлены с доменных почт компании, соответственно за каждого из них оплачивалась лицензия. После перехода на новый домен, часть сотрудников добавили гостями (бесплатно, но с личных почт), что позволило значительно сократить расходы на оплату Асана.
Перемещение на новый рабочий домен. Как нам удалось сохранить структуры и документы
Переход на новый рабочий домен Asana стал первой задачей для команды. Переезд из старой Asana в новую потребовал переноса всех данных и структур. Работа велась вручную, ибо на тот момент не существовало способа переноса данных между рабочими пространствами Asana.
Что мы сделали:
- Внесли в библиотеку полей все необходимые данные
- Воссоздали группы
- После начали переносить проекты
Нам удалось:
- Сохранить структуру проектов
- Сохранить задачи
Как мы реализовали автоматизацию процессов
Перед нашей командой теперь стояли следующие задачи:
- Автоматизация процессов
- Построение документооборота
- Менеджеры не должны видеть сделок друг друга
Для этого мы настроили систему так, чтобы у каждого менеджера был отдельный проект с индивидуальными доступами и автоматизацией на каждом этапе. Всё начинается с заполнения формы с деталями сделки, после чего эта информация поступает в воронку как задача, а на каждом этапе воронки автоматически создаются подзадачи. При этом в каждой новой задаче автоматически проставляются ответственные и сроки исполнения для качественного контроля.
Также, в проектах предусмотрели следующие автоматизации:
- Настроили взаимосвязи задач;
- Настроили автоматическое добавление задачи в дополнительный проект;
- В зависимости от проставленных кастомных полей теперь в Asana компании создаются подходящие подзадачи;
- При закрытии определенных подзадач настроили создание комментариев с упоминанием ответственного по следующей задаче;
- Для удобства руководителей все проекты собрали в один портфель, который с помощью панели мониторинга позволяет отслеживать статистику по каждому проекту и исполнителю.
Результат для ITG Solutions
В ходе работы мы создали простую и эффективную систему для управления сделками и документами в Asana. Теперь все задачи находятся на своих местах, и это:
- Ускорило общение между сотрудниками
- Упростило документооборот и улучшило контроль проектов
- Детали задач теперь не теряются
.png)
.webp)
.svg)
.webp)
.svg)
.svg)