Asana для производства металлорежущего оборудования

Продолжаем публиковать серию универсальных кейсов о том, как команды конкретной специфики организовали свою работу в Asana. Сегодня в фокусе производство металлорежущего оборудования. Поставки, отгрузки, сложный технический процесс и огромный штат сотрудников, в котором у каждого подразделения свои жесткие требования и регламенты.

‍

Давайте посмотрим, как бескомпромиссные процессы производства разместились в гибкой платформе для управления проектами Asana.

‍

Структура производства в Asana

В статье Asana для маркетингового агентства мы рассказывали про пирамиду ясности. Она помогает синхронизировать работу рядовых сотрудников со стратегией руководителей и направить деятельность команды на следование миссии.

‍

В этом кейсе мы будем разбирать процессы на уровне Портфелей, Проектов и Секций. Портфель включает в себя ряд Проектов. Проект – это пространство для Задач, разбитое на Секции. 

Обязательные портфели

Как мы уже выяснили, портфель – это группа проектов, направленных на достижение конкретной цели. Для производства список портфелей может выглядеть вот так:

1. Руководство компании
2. Технический отдел
3. Клиенты
4. Пресейл
5. Маркетинг
6. Продажи
7. IT-отдел
   

‍

Портфель «Руководство компании»

В портфеле ведется два крупных проекта:

‍

Развитие компании
Здесь формируется бэклог задач по внешнему и внутреннему развитию производства. Все идеи, возникающие в ходе обсуждения на планерке, вносятся в Бэклог идей и приоритезируются.

Развитие продуктов
Здесь аккумулируются все задачи, разделенные по продуктам и направлениям.

Портфель «Технический отдел»

В рамках этого портфеля создаются технические проекты по сборке, проектированию и ведению проектов клиента. Задачи в сами проекты попадают непосредственно из клиентских проектов, о которых мы расскажем в следующем абзаце.

Портфель «Клиенты»

Каждый новый клиент = новый проект в Asana. Удобно, что можно автоматизировать создание проекта в Asana прямо из CRM-системы и сразу заполнить его стандартными задачами и данными клиента из CRM. 

Даже если не настроено автоматическое создание проекта в Asana из сделки в CRM-системе, можно создать шаблонный проект по работе с новым клиентом.

Менеджер создает копию этого проекта перед встречей с клиентом, не тратя время на заполнение типовых задач и создание секций. Вписывает название компании, назначает ответственных за первые задачи, расставляет актуальные дедлайны и презентует проект клиенту.

Задачи по каждому клиенту делятся на логические блоки: пресейл, общие задачи, проектирование, сборка и так далее. Благодаря функциям мультипроектности задачи из этого проекта находятся и в проекте клиента, и во внутренних проектах технического отдела. Клиенту можно выдать доступ к списку задач по его проекту, чтобы объем предстоящих работ был прозрачным для обеих сторон. 

Портфель «Пресейл»

В этой группе находятся все проекты клиентов, для которых менеджеры готовят пресейл. Бизнес-процесс работы в этом проекте схож с работой в проекте «Клиенты». Это нужно, чтобы после завершения всех задач по пресейлу проект безболезненно переехал в стандартную группу «Клиенты». 

Портфели «Маркетинг», «Продажи» и «IT-отдел» являются типовыми. В них хранятся доски/списки сотрудников, проекты по развитию отделов и проекты продуктов.

‍

Кастомные доработки

Автоматическое наполнение задачи подзадачами‍

В процессе реализации задачи у сотрудников часто возникает необходимость в декомпозиции на более мелкие подзадачи. Специалисты RocketSales разработали решение, позволяющее наполнять задачу подзадачами, по заранее созданному алгоритму.

Архитектура новых процессов‍

Одной из основных сложностей данного проекта внедрения было то, что 2 отдела в компании выросли в отделы за несколько недель до внедрения и руководители ещё не успели спроектировать единый процесс работы. Специалист RocketSales Денис Киселев не просто настроил текущие бизнес-процессы, но фактически переписал их с нуля, подобрав корректную методологию работы для каждого аспекта работы.

‍

Никогда не пренебрегайте созданием регламентов ведения проектов и еженедельных отчетов. Совместно с функционалом Портфелей это позволяет руководителям тратить минимум времени на выяснение ситуации с текущими проектами, сосредоточившись только на проблемных моментах. 

Послесловие

Сотни компаний, основу деятельности которых составляет производство, уже используют Asana в своей работе. 

Своим мнением о потребности в системе проектного управления, с нами поделился Руслан Каримов, заместитель генерального директора по ИТ и цифровым технологиям Восточной горнорудной компании, крупнейшего угледобывающего предприятия с добычей на Сахалине. После прохождения обучающего курса по управлению проектами Восточная горнорудная компания за несколько месяцев перевела в Asana более 350 сотрудников разных подразделений.

С одной стороны, у компании курс на масштабирование. Нужно ускорить прогресс по проектам, контролировать выполнение задач, следить не противоречат ли задачи друг другу и нет ли дублей. С другой стороны, из-за пандемии бизнес получил серьезный удар. Рынки просели, стоимость энергоресурсов сильно упала. Мы стали чаще, чем раньше собираться на совещания. Задач стало больше. А с переходом на удаленку контролировать их оказалось почти невозможно. Несколько сотен человек сели дома. Разница во времени с некоторыми сотрудниками 8 часов. Работают или нет – неясно, какой текущий результат по задачам – непонятно. ‍Работать как раньше стало неэффективно. От руководителя можно получить задачу и сидя дома, но чтобы ее решить, нужно подключать компетенции коллег из разных отделов. Мы искали хороший инструмент за адекватную цену и с возможностью быстрого внедрения. Важным фактором было наличие в России компании с подходящим опытом использования. Так мы вышли на RocketSales. Мы быстро внедрили Asana и уже видим результат.

‍

Подробнее о том, как Asana работает в бизнес-процессах Восточной горнорудной компании вы можете почитать в отдельном материале в нашем блоге.

‍