CRM есть, а продаж нет? 🚨 5 признаков, что система не работает и реальный способ, как это исправить с ROCKET.red

Внедрили amoCRM, но данные в системе заполняются менеджерами не корректно, сделки висят мертвым грузом, лиды сливаются, а аналитику собрать невозможно? Это не CRM — это дорогостоящий хаос. Рассказываем, как провести экспресс-аудит и сделать из своей CRM настоящий космический корабль.

CRM — это не волшебная таблетка. Если её используют как «дорогую записную книжку», толку не будет. 

В этой статье разберём:  

– Как проверить, работает ли ваша CRM или просто собирает пыль.  

– Какие ошибки убивают эффективность работы системы (и как их исправить).  

– Пошаговый план самостоятельного аудита — что проверить в первую очередь.  

Над материалом работала: Черкасова Кристина,

Для чего компании внедряют CRM

Тревожные знаки, что ваша CRM — просто «цифровой блокнот»  

Если вы увидели в своих рабочих процессах хотя бы два пункта из списка ниже — скорее всего, ваша CRM работает неэффективно:  

• Данные дублируются, а менеджеры ведут клиентов используя не только CRM, а еще какие-то дополнительные способы агрегации данных. Например, звонки и коммуникация с клиентом осуществляется менеджером с использованием личного номера/мессенджеров. И в его телефоне информации о клиенте остается больше, чем в CRM.
• Низкая заполненность базы — 20-30%  карточек клиентов пустые, нет истории взаимодействий, вы не можете увидеть полную картину работе с клиентом. Большая база, но мало открытых сделок в работе. Возможно, используется не весь потенциал клиентской базы. Можно пробовать допродажи, повторные продажи, реанимацию базы.
• Зарплата считается вручную — KPI менеджеров РОП сверяет «на глаз», а не получает данные автоматически из CRM.  
•  Процессы нерегламентированны, менеджеры работают «как получится» — один менеджер звонит клиенту сразу, другой ждёт три дня, третий не меняет статусы и не ведет сделку по этапам.  
• Нет четких точек «успеха» и «отказа» — сделки годами висят в «активных», хотя клиент уже купил у конкурента. Нет понимания, почему стоит «отказ» – клиент действительно отказался от покупки, или ушел подумать, или ему в данный момент времени не актуальна ваша услуга или товар, и через сколько нужно к нему вернуться.
• Не ведется работа с отказниками
• Нет культуры работы от поставленных задач и регламентов, менеджеры работают хаотично: кто-то находит нужную сделку, кто-то работает с контактом
• Плохая квалификация, нет возможности сегментировать базу. Отсутствует понимание, какую должность занимает клиент, нет e-mail или номера телефона, даты рождения, принадлежности компании, имени. Все это минимизирует возможность сегментации и эффективность цифровых касаний. Качественная квалификация дает возможность сегментировать клиентов и работать с каждым персонализированно.
• Нет контроля или на контроль тратится много времени руководителя (есть контролирующие, но находят проблему уже после ее проявления)

Пример из практики:  

Компания внедрила CRM, но через полгода выяснилось, что 40% базы — «мёртвые» контакты. Менеджеры не вносили отказы, просто бросали сделки. В итоге:  

– Теряли теплых клиентов (не возвращались к ним вовремя).

– Тратили бюджет на лицензии CRM для «пустых» пользователей.  

Аудит CRM: 4 шага, чтобы найти слабые места  

Прежде чем что-то менять, нужно понять, где именно система даёт сбой. Для начала можно провести самостоятельную проверку.

Шаг 1. Проверьте, как формируется база amoCRM

 Откройте раздел «Контакты» и оцените:  

• Сколько карточек без активных сделок? (Если >30% — база нерабочая).
• Есть ли ключевые данные: чем занимается клиент, бюджет, история коммуникаций? 
  

Пример: В одной компании оказалось, что в 70% карточек не было даже телефона — менеджеры просто сохраняли email из рассылки.  

Шаг 2. Разберитесь с процессами  

• На этом этапе необходимо отрисовать текущую воронку продаж (как есть на самом деле, а не «как в инструкции»). И провести сравнение с тем, как должно быть, чтобы это работало.  

Что смотреть:  

- Все ли этапы логичны и информативны? (не «для галочки»). 

Например:  

  - ❌ «Отправлено КП» → «В работе» (а что дальше? что значит «в работе»?).  

  - ✅ «Отправлено КП» → «Ожидание ответа» → «Договор подписан» → «Оплата».  

- Где «теряются» клиенты? Если 80% сделок зависают на «Переговоры» — проблема в менеджерах или в условиях.  

Шаг 3. Проверьте статусы «успех» и «отказ»  

- Успех — это конечная точка. Если после «оплаты» вы ещё месяц выставляете акты — статус должен быть «Оплачено, но не закрыто».  

- Отказы должны фиксироваться с причиной. 

Например:  

  - «Дорого» → запустить триггерную рассылку через 3 месяца.  

  - «Нет потребности» → отметить в CRM дату следующего контакта.  

Ошибка: Сделки в «отказах» возвращают в работу без анализа. Так CRM превращается в свалку недоделанных задач.  

Шаг 4. Посчитайте активность сотрудников  

- Зайдите в аналитику CRM → «События по пользователям».  

- Если менеджер делает менее 10 действий в день (звонки, заметки, смены статусов) — он игнорирует систему.   

Что делать? Перезагружаем CRM в 3 этапа  

1. Настраиваем четкие правила  

- Запрет на дублирование (никаких Excel и чатов для сделок).  

- Обязательные поля в карточках: бюджет, источник, следующая дата контакта.  

- Автоматизация KPI — чтобы зарплата считалась только по сделкам в CRM.  

2. Перестраиваем воронку под конкретные потребности бизнеса  

- Прорабатываем каждый подпроцесс 

Например, в классическом процессе продаж, могут быть такие подпроцессы как: квалификация, отработка возражений и формирование КП, процесс оплаты, процесс логистики , процесс повторных продаж. Добавляем ветвления (например, важно посчитать конверсию в проведение встреч - добавляем подходящие этапы и фиксируем факт проведения встречи).  

- Настраиваем уведомления для руководителя (просрочки, крупные клиенты без движения).  

3. Запускаем фокус-группу  

- Внедряем изменения постепенно (сначала 2-3 менеджера), особенно это актуально в больших отделах продаж.  

- Собираем обратную связь и совершенствуем процессы по ОС фокус-группы. Этот процесс не заканчивается никогда, потому что бизнес растет, развивается, нормы и стандарты изменяются, появляются новые технологии, меняются потребности бизнеса)

Так выглядит работа наших специалистов по настройке CRM

Помните – CRM должна работать на вас, а не вы на неё

Если система не помогает принимать решения — это просто дорогая игрушка.  

Как проверить, что всё сделано правильно?  

- Вы видите загрузку менеджеров в реальном времени.  

- Не нужно спрашивать у РОПа «как там продажи?» — всё автоматически собирается в отчеты и отправляется руководителю в телеграм.  

- Новые гипотезы тестируются за 2-3 дня (а не месяц или вообще никогда).  

Получите экспресс-аудит вашей CRM

Мы найдем, на каком этапе вы теряете клиентов, почему менеджеры не продают и как усилить ваш отдел продаж.

📩 Оставьте контакты, и наш менеджер свяжется с вами в течение 24 часов.

https://www.rocket.red/#takeproject

📌 Почему именно ROCKET.red?

• Более 1000 проектов по внедрению и настройке amoCRM
  
• Эксперты в amoCRM с опытом 9+ лет
  
• Наши клиенты — средний и крупный бизнес с оборотом от 300 млн руб/год