Эффективный онбординг: как нанимать и адаптировать сотрудников с помощью Asana

В компанию приходит новый сотрудник. Его долго искали и сильно ждали. Руководитель делает на него большие ставки, сотрудники в отделе понимают, что он снимет с них часть нагрузки и сможет активнее продвигать направления, за которые отвечает. Его любят и ждут… пока он не вышел на работу. 

Когда дело доходит до взаимодействия, все понимают, как сильно они заняты. Но адаптировать нового сотрудника по остаточному принципу в свободное от других дел время нельзя. Важно дать человеку правильные возможности для старта работы в компании, обеспечить его поддержкой, погрузить в культуру компании, познакомить с принципами и ценностями вашей деятельности. А если в отделе сразу несколько новых сотрудников? Руководителю или наставнику придется уделять все свое время их обучению.

Гораздо легче один раз проработать систему адаптации людей к должности, чем каждый раз хаотично отвечать на их вопросы:

—  Где найти информацию? 

—  Как связаться с коллегами? 

—  Какие критерии для выполнения этой задачи? 

В этой статье мы покажем, как организовали процесс онбординга новых членов команды RocketSales с помощью платформы Asana. 

К чему приводит хаос в онбординге 

Люди —  это главный актив компании и самый ценный её ресурс. Производительность нового сотрудника напрямую зависит от того, какие условия созданы в новой среде. Представьте: вы искали человека, тратили время и силы. Осталось ввести сотрудника в курс дела, познакомить со спецификой работы, вдохновить на плодотворное сотрудничество и наблюдать за его профессиональными подвигами. 

Но если у вас нет системы ввода в должность, вам придется каждому новому человеку уделять сто процентов вашего внимания и жертвовать операционной и стратегической деятельностью (либо личным временем для закрытия горящих задач).

Хаотичный онбординг приводит к неприятным последствиям:

1. Сотрудник не понимает, какого результата от него ждут. Информация поступает из разных источников, дублируется, искажается. В итоге, у человека нет четкого понимания, с кем и по какому поводу коммуницировать, кто может ставить ему задачи, какие в компании требования к качеству работы.
   
   
2. Если за обучение сотрудника отвечает руководитель, оно получается весьма обрывочным. Руководители – народ загруженный и от этого нестабильный. Взяв ответственность за онбординг на себя, они могут переносить ключевые этапы обучения. Экстренное совещание, отчетность, встреча с инвесторами – когда доходит до обучения молодых кадров, на часах уже давно нерабочее время.
   
   
3. Компания платит, а новый сотрудник ждет. Если системы ввода в должность не было, скорее всего наставник даст новичку задачи в режиме «сделай пока вот это». Отследить, что работа выполнена и нужна новая, в режиме онлайн почти невозможно. Как и оперативно нагенерировать новых задач. В итоге, сотрудник, из вежливости и желания зарекомендовать себя, усиленно смотрит в монитор, и разочарованно думает, что совсем не за этим шел в перспективную и прогрессивную компанию. Какой профессиональный рост, если всё так медленно?
   
   
4. Сотрудники уходят, а наставники выгорают. Винить нельзя ни тех, ни других. Первые не почувствовали той самой искры. А вторые шестой раз за месяц рассказывают очередному новобранцу о правилах работы в компании. Кто любит монотонность в работе? Когда твоя задача – вдохновлять, а ты и сам мечтаешь, чтобы тебя кто-нибудь вдохновил и рассказал, так в чем же плюсы работы в твоей компании. 
   

К сожалению, на старте работы в компании, человек не очень к ней лоялен. Ему важно уже вначале ощутить вкус пусть и небольших побед, увидеть, как команда ждёт его свершений, понять зоны своей ответственности, пропитаться культурой, представлением о высоком качестве выполнения задач. 

Чтобы «новенький» в вашей компании не оказался брошенным на произвол судьбы, нужно создать грамотный процесс его ввода в должность. Какую информацию он должен изучить? Как ему последовательно ознакомиться с базой знаний компании? Из каких источников узнать об организационной структуре и правилах рабочей коммуникации? С кем консультироваться по первым рабочим задачам и где эти задачи брать?

Мы создали универсальный шаблон адаптации нового сотрудника в Asana. В каждом подразделении RocketSales его немного улучшили в соответствии со спецификой деятельности. Теперь процесс адаптации структурирован и руководителю, в отдел которого пришел новый человек, не нужно тратить время и заново придумывать систему ввода в должность. 

Как Asana поможет новичку не заблудиться 

С помощью Asana мы создали структурированный, продуманный процесс, который эффективно срабатывает без контроля руководителя. Другими словами, мы частично автоматизировали найм и онбординг. И процесс стал комфортным и эффективным для каждой из его сторон.

Итак, новый сотрудник пришел в компанию RocketSales. Во-первых, об этом сразу узнаёт генеральный директор компании. Потому что при перемещении карточки нового сотрудника на этап «Согласовано» на доске Подбора кадров в Asana робот автоматически упоминает в задаче генерального директора компании. 

Дальше руководитель отдела копирует шаблон проекта ввода в должность и называет его именем нового сотрудника. 

Проект ввода в должность состоит из секций. Каждая новая секция – тематический блок задач, направленных на знакомство с компанией и спецификой должности. Руководитель отдела один раз собрал и сгруппировал по темам информацию и действия, необходимые сотрудникам, чтобы приступить к работе. Новый сотрудник последовательно выполняет поставленные задачи, всегда понимая, что он сделал сегодня и что его ждет завтра.  

Первый урок для всех сотрудников, начинающих карьеру в команде RocketSales – инструкция, как пользоваться Asana. Это ключевой инструмент в работе всех подразделений, кроме отдела продаж. Дальше сотрудника ждут регламенты деятельности, подробное знакомство с условиями его труда, информация о корпоративной культуре компании и о сервисах, которые мы используем в работе. Среди задач в блоках есть и те, которые требуют личного общения, например, беседа с руководителем. Включение наставника или прямого руководителя в процесс адаптации важно, поскольку у человека могут возникать вопросы, и поддержка в первые дни работы в компании особенно нужна. 

Удобно, что время и день беседы можно сразу зафиксировать. Asana позволяет упоминать нужного пользователя в комментариях к задаче. Прямо здесь можно «тегнуть» наставника и договориться с ним о встрече. Беседа с руководителем – одна из задач нового сотрудника и он точно не пропустит ее, потому что последовательно выполняет все задачи в блоке.

Во второй и третий день обучения добавляются более специфические задачи, связанные с его должностью. 

1. Маркетолог будет изучать блок информации о целевой аудитории, конкурентах компании, ключевых болях клиента, услугах и продуктах RocketSales. 
2. Менеджер проектов будет сфокусирован на знакомстве со структурой проекта внедрения и регламентами коммуникаций с клиентом. 
3. Менеджер по продажам получит доступы к книге продаж RocketSales, узнает, как распределяются входящие обращения и какие этапы есть в наших воронках продаж. 

Мы сильно заморачиваемся над учетом времени, потраченного на задачи. Наша Asana интегрирована с сервисом TimeDoctor и мы с точностью до секунды знаем, сколько времени понадобилось человеку, чтобы выполнить любую задачу. Мы используем тайм-трекер не потому, что хотим контролировать сотрудников, а потому что

• есть премиальные задачи, за выполнение которых сотрудники получают дополнительную мотивацию,
• так мы можем проанализировать, на какие направления тратили время в прошедшем месяце и как они выросли,
• можно оценить по срокам и стоимости новую задачу, посмотрев сколько времени заняло выполнение похожей задачи в прошлый раз. 

Если навести курсор мыши на поле со временем, открывается плашка с детальной информацией по отработанному каждым участником времени и по премиальной мотивации, которую каждый заработал, выполняя задачу.

Подробнее о системе учета времени в RocketSales мы рассказывали в статье «Управление показателями на стыке коммерции и IT». 

Новому сотруднику важно быстро понять темп, в котором работают его коллеги. На каждую задачу на доске онбординга время уже предустановлено. Человек не будет растягивать знакомство с коротким регламентом на полдня, потому что знает, что на это у него есть один час. 

Asana также помогает новому сотруднику научиться коммуникации по своим задачам. Есть раздел «Уведомления», куда падают все уведомления по задачам, за которые сотрудник отвечает или в которых он является участником. 

Нельзя пропустить ни один вопрос, система позволяет направлять уведомление тому человеку, который должен отреагировать на обсуждение в задаче. Ясность в Asana упрощает адаптацию к рабочему процессу, делает её прозрачной, помогает избежать хаоса и быстро статью частью команды.

Преимущества Asana для руководителя 

Нам трудно было начать писать этот блок материала, потому что спустя 5 лет активного использования Asana мы вообще не представляем, как можно контролировать задачи своих сотрудников, не используя эту платформу. Писать в рабочих чатах «Ребята, а сделали ли вот это»? Раз в день собираться на планерку? Стоять за спиной у каждого и следить, работает ли он? 

В Asana за несколько минут можно увидеть прогресс по задачам, оценить время, затраченное на них, увидеть коммуникацию с участниками в комментариях и включиться в обсуждение, если это необходимо. Мы всегда отражаем в Asana текущий результат задачи. Это особенно актуально в оценке эффективности работы нового сотрудника. Легко понять, где он испытывает трудности, оказать своевременную помощь и помочь ему продолжить обучение. 

Руководителю не нужно тратить время на сбор информации о состоянии задач, производительности сотрудника и подключать к этому других людей. Asana сама покажет просроченные задачи, время, затраченное на их выполнение и то, как быстро сотрудник продвигается по блокам обучения. 

Возможно, кандидат медленнее справляется с задачами по предложенной ему должности, но проявляет инициативу в других направлениях. Если человек кажется вам ценным, можно скорректировать вектор его развития.  

Asana позволяет автоматизировать рутинные действия команды. Нужно один раз выстроить процесс, а дальше просто следовать алгоритму. Не нужно высчитывать, сколько времени уйдет в этот раз на беседу или на проверку тестового задания, если этот путь уже был пройден ранее и привел к нужному результату. 

Руководитель может выбрать полезные для него метрики отчетности и вывести на дашборд аналитики в Asana. Это позволит быстрее оценить работоспособность и эффективность человека. 

Какими могут быть метрики для аналитики процесса онбординга? 

1. Количество выполненных за день задач;
2. Количество прокомментированных задач; 
3. Количество незавершенных задач по приоритету; 
4. Текущее состояние задач сотрудника.
   

Asana работает как конструктор, помогая выстраивать процесс управления проектами и задачами компании. А если речь идет об удаленной работе, то Asana, на наш взгляд, единственная возможность ее обеспечить. Удобный интерфейс позволяет сотруднику быстро привыкнуть к программе, а значит как можно скорее начать эффективное взаимодействие по своим задачам. 

Инсайт напоследок 

Мы в RocketSales используем Asana каждый день. Неудивительно, что со временем мы адаптировали в ней и процесс онбординга. После того, как ввод в должность стал системным и грамотным, все руководители вдохнули полной грудью. Asana сама обучает новых сотрудников, не дает им забыть о задаче, отвечает на возникающие у них вопросы. 

Проверка личного списка задач в Asana (как минимум дважды в день) даст четкое понимание, что нужно делать. Если человек стал ответственным по задаче, которую кто-то уже начал выполнять до него, он видит обсуждения и результаты, ранее достигнутые в проекте. Ему не нужно носиться по рабочим чатам и пытаться найти хоть кого-то, кто помнит «чем в прошлый раз дело кончилось».

Плюс, с Asana мы сделали огромный шаг в культуре обратной связи. Руководителю важно вовремя узнавать, что у сотрудника что-то не получилось, что он огорчен, устал или, наоборот, открыл в себе новые способности и жаждет роста. У нас в RocketSales есть специальный бот, который пишет сотрудникам в Telegram в конце дня, спрашивая, как у них дела, что было сделано сегодня и чем человек собирается заняться завтра. 

Бот загружает эту информацию в статус личной доски задач сотрудника в Asana. Руководитель заходит утром в инбокс и видит отчеты своей команды о прошедшем дне. Ничего не нужно искать в мессенджерах и почте. Информация ежедневно обновляется и отображается в статусе проекта. 

Это полезно как новым сотрудникам, так и уже опытным. Благодаря откровениям сотрудников в ежедневных отчётах мы не раз предотвращали выгорание и даже увольнение людей. А еще мы регулярно берём оттуда идеи для новых продуктов и проектов. Asana связывает людей в период адаптации и всей работы в компании, не отменяя при этом личного общения, но давая возможность людям быть внимательнее друг к другу и сотрудничать экологично.