В компанию приходит новый сотрудник. Его долго искали и сильно ждали. Руководитель делает на него большие ставки, сотрудники в отделе понимают, что он снимет с них часть нагрузки и сможет активнее продвигать направления, за которые отвечает. Его любят и ждут… пока он не вышел на работу.
Когда дело доходит до взаимодействия, все понимают, как сильно они заняты. Но адаптировать нового сотрудника по остаточному принципу в свободное от других дел время нельзя. Важно дать человеку правильные возможности для старта работы в компании, обеспечить его поддержкой, погрузить в культуру компании, познакомить с принципами и ценностями вашей деятельности. А если в отделе сразу несколько новых сотрудников? Руководителю или наставнику придется уделять все свое время их обучению.
Гораздо легче один раз проработать систему адаптации людей к должности, чем каждый раз хаотично отвечать на их вопросы:
— Где найти информацию?
— Как связаться с коллегами?
— Какие критерии для выполнения этой задачи?
В этой статье мы покажем, как организовали процесс онбординга новых членов команды RocketSales с помощью платформы Asana.
К чему приводит хаос в онбординге
Люди — это главный актив компании и самый ценный её ресурс. Производительность нового сотрудника напрямую зависит от того, какие условия созданы в новой среде. Представьте: вы искали человека, тратили время и силы. Осталось ввести сотрудника в курс дела, познакомить со спецификой работы, вдохновить на плодотворное сотрудничество и наблюдать за его профессиональными подвигами.
Но если у вас нет системы ввода в должность, вам придется каждому новому человеку уделять сто процентов вашего внимания и жертвовать операционной и стратегической деятельностью (либо личным временем для закрытия горящих задач).
Хаотичный онбординг приводит к неприятным последствиям:
- Сотрудник не понимает, какого результата от него ждут. Информация поступает из разных источников, дублируется, искажается. В итоге, у человека нет четкого понимания, с кем и по какому поводу коммуницировать, кто может ставить ему задачи, какие в компании требования к качеству работы.
- Если за обучение сотрудника отвечает руководитель, оно получается весьма обрывочным. Руководители – народ загруженный и от этого нестабильный. Взяв ответственность за онбординг на себя, они могут переносить ключевые этапы обучения. Экстренное совещание, отчетность, встреча с инвесторами – когда доходит до обучения молодых кадров, на часах уже давно нерабочее время.
- Компания платит, а новый сотрудник ждет. Если системы ввода в должность не было, скорее всего наставник даст новичку задачи в режиме «сделай пока вот это». Отследить, что работа выполнена и нужна новая, в режиме онлайн почти невозможно. Как и оперативно нагенерировать новых задач. В итоге, сотрудник, из вежливости и желания зарекомендовать себя, усиленно смотрит в монитор, и разочарованно думает, что совсем не за этим шел в перспективную и прогрессивную компанию. Какой профессиональный рост, если всё так медленно?
- Сотрудники уходят, а наставники выгорают. Винить нельзя ни тех, ни других. Первые не почувствовали той самой искры. А вторые шестой раз за месяц рассказывают очередному новобранцу о правилах работы в компании. Кто любит монотонность в работе? Когда твоя задача – вдохновлять, а ты и сам мечтаешь, чтобы тебя кто-нибудь вдохновил и рассказал, так в чем же плюсы работы в твоей компании.
К сожалению, на старте работы в компании, человек не очень к ней лоялен. Ему важно уже вначале ощутить вкус пусть и небольших побед, увидеть, как команда ждёт его свершений, понять зоны своей ответственности, пропитаться культурой, представлением о высоком качестве выполнения задач.
Чтобы «новенький» в вашей компании не оказался брошенным на произвол судьбы, нужно создать грамотный процесс его ввода в должность. Какую информацию он должен изучить? Как ему последовательно ознакомиться с базой знаний компании? Из каких источников узнать об организационной структуре и правилах рабочей коммуникации? С кем консультироваться по первым рабочим задачам и где эти задачи брать?
Мы создали универсальный шаблон адаптации нового сотрудника в Asana. В каждом подразделении RocketSales его немного улучшили в соответствии со спецификой деятельности. Теперь процесс адаптации структурирован и руководителю, в отдел которого пришел новый человек, не нужно тратить время и заново придумывать систему ввода в должность.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae7abaa04c75ef847f974_K-hSEd7AOQr_Dd8yET2cTFMbXsyAM3F-zr1OOMSLRHdKaWmS7Rkc7jWpPs4vo3T41Hvbj_Bko3kB6WRh4mG5A4u8qih4cAY12F-mTkSkGtU9Ytcw3pvPLGMpFnxLWeRsvBOF0k-1.png)
Как Asana поможет новичку не заблудиться
С помощью Asana мы создали структурированный, продуманный процесс, который эффективно срабатывает без контроля руководителя. Другими словами, мы частично автоматизировали найм и онбординг. И процесс стал комфортным и эффективным для каждой из его сторон.
Итак, новый сотрудник пришел в компанию RocketSales. Во-первых, об этом сразу узнаёт генеральный директор компании. Потому что при перемещении карточки нового сотрудника на этап «Согласовано» на доске Подбора кадров в Asana робот автоматически упоминает в задаче генерального директора компании.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae8457a289b67c9fbf933_ZfOGalzj3RDj1vEcbPZjrX2NQTPtv7gC-qk7vx1zwOlQ7g3aquS8bvCqNILRLacqElo1qvXren944pf25vjDTotuBziqpOnPR7YFqCUvaVAmQvFYrx8OP7q9Gh5eYA3V5-dv7qi7.jpeg)
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae8459bc6f11ef51554dc_ByTujDWyjXvvswhxvzqYsoWzbGtgaIm9CRL5r5DXjTwroS6lVPpkByg7heqQ5VvBF2W4AjGZ4bhwgvM3QNL0zSPK_HzCr1_G5S1QxrarHUYqAICHfMjybwWrHxWFMdQ1pDKenqU2.png)
Дальше руководитель отдела копирует шаблон проекта ввода в должность и называет его именем нового сотрудника.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae7abaa04c75ef847f974_K-hSEd7AOQr_Dd8yET2cTFMbXsyAM3F-zr1OOMSLRHdKaWmS7Rkc7jWpPs4vo3T41Hvbj_Bko3kB6WRh4mG5A4u8qih4cAY12F-mTkSkGtU9Ytcw3pvPLGMpFnxLWeRsvBOF0k-1.png)
Проект ввода в должность состоит из секций. Каждая новая секция – тематический блок задач, направленных на знакомство с компанией и спецификой должности. Руководитель отдела один раз собрал и сгруппировал по темам информацию и действия, необходимые сотрудникам, чтобы приступить к работе. Новый сотрудник последовательно выполняет поставленные задачи, всегда понимая, что он сделал сегодня и что его ждет завтра.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae845e7987b5efeb9b378_ErEJUyJHWf4ya6tiYJlDh2RX2Sa_ZzbufIi4uuUP9jNhsfJkKsyCLIr3ivIwnStiojrHimXvk2E_c-DdQlmkBh2egVKBf3xruca6VbZubNiiZUzwfOiY0fNc5I4fz0Cqi-fLg_87.png)
Первый урок для всех сотрудников, начинающих карьеру в команде RocketSales – инструкция, как пользоваться Asana. Это ключевой инструмент в работе всех подразделений, кроме отдела продаж. Дальше сотрудника ждут регламенты деятельности, подробное знакомство с условиями его труда, информация о корпоративной культуре компании и о сервисах, которые мы используем в работе. Среди задач в блоках есть и те, которые требуют личного общения, например, беседа с руководителем. Включение наставника или прямого руководителя в процесс адаптации важно, поскольку у человека могут возникать вопросы, и поддержка в первые дни работы в компании особенно нужна.
Удобно, что время и день беседы можно сразу зафиксировать. Asana позволяет упоминать нужного пользователя в комментариях к задаче. Прямо здесь можно «тегнуть» наставника и договориться с ним о встрече. Беседа с руководителем – одна из задач нового сотрудника и он точно не пропустит ее, потому что последовательно выполняет все задачи в блоке.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae846738387282d5b021d_wNKkljWboYk7bWJmAeDZEKanWowvXU68udngyr6w2hvPSlmQHWGtOcLP-SpgNiR32GZVYS1RcZwI9pt-yqw5jQlU31X8-51IuW-jht18BnndiPYstqaxzNlLeCxgdDoQ0rq-7r4C.png)
Во второй и третий день обучения добавляются более специфические задачи, связанные с его должностью.
- Маркетолог будет изучать блок информации о целевой аудитории, конкурентах компании, ключевых болях клиента, услугах и продуктах RocketSales.
- Менеджер проектов будет сфокусирован на знакомстве со структурой проекта внедрения и регламентами коммуникаций с клиентом.
- Менеджер по продажам получит доступы к книге продаж RocketSales, узнает, как распределяются входящие обращения и какие этапы есть в наших воронках продаж.
Мы сильно заморачиваемся над учетом времени, потраченного на задачи. Наша Asana интегрирована с сервисом TimeDoctor и мы с точностью до секунды знаем, сколько времени понадобилось человеку, чтобы выполнить любую задачу. Мы используем тайм-трекер не потому, что хотим контролировать сотрудников, а потому что
- есть премиальные задачи, за выполнение которых сотрудники получают дополнительную мотивацию,
- так мы можем проанализировать, на какие направления тратили время в прошедшем месяце и как они выросли,
- можно оценить по срокам и стоимости новую задачу, посмотрев сколько времени заняло выполнение похожей задачи в прошлый раз.
Если навести курсор мыши на поле со временем, открывается плашка с детальной информацией по отработанному каждым участником времени и по премиальной мотивации, которую каждый заработал, выполняя задачу.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae84599695d4ae27bf0b4_ZZ8a00mc2wrM5Pf2yIn68RnklS6XlFQUGLCGekWkx8RonkmIqwEe3qIV2YOKx94m_BH1GmJ69b3KK3okpyuA4nyDYTxbz5bqoHeuWay4j2sMTVijJ_mVJiCmErxKOAWx_4qLxZzf.png)
Подробнее о системе учета времени в RocketSales мы рассказывали в статье «Управление показателями на стыке коммерции и IT».
Новому сотруднику важно быстро понять темп, в котором работают его коллеги. На каждую задачу на доске онбординга время уже предустановлено. Человек не будет растягивать знакомство с коротким регламентом на полдня, потому что знает, что на это у него есть один час.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae845b0b57533a6ef2a1a_w4cepaOjR1izQQDgI2KxdSDrBQB7mlseUAN-6Ybp_sficP4RdLunK2w9mZ17XslCmv4wVH14yNXuCSFEzbg80z8eWmK8zDJxsfOqnYfWHzBcsISgDW07KJofZsaCmJF2GrXkVX3I.png)
Asana также помогает новому сотруднику научиться коммуникации по своим задачам. Есть раздел «Уведомления», куда падают все уведомления по задачам, за которые сотрудник отвечает или в которых он является участником.
Нельзя пропустить ни один вопрос, система позволяет направлять уведомление тому человеку, который должен отреагировать на обсуждение в задаче. Ясность в Asana упрощает адаптацию к рабочему процессу, делает её прозрачной, помогает избежать хаоса и быстро статью частью команды.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/618ae8464d5990582a451da0_awgPsE2uI4tsTZ_Z5wj_soukmdsKzJ9ojZY-ozN42MvMisbx82luQ0ivqq92he40dX3LO0Nl_AiMGf1A6U76OYcY8Ycd6D_MaSLG55we_YCcpnCzwcLiOJXotUoXb031cpVxVQ-F.png)