От ведения задач в Excel к управлению проектами в Asana в строительной компании

Можно ли управлять строительством домов в таблице Excel? Очевидно, можно, но это в десятки раз увеличивает нагрузку на каждого участника процесса. Трехчасовые планерки три раза в неделю, срывы дедлайнов, финансовые потери из-за несогласованности действий подрядчиков и прорабов. А как по-другому? Рассказываем в этой статье.

О проекте

‍

Руководитель проекта внедрения со стороны RocketSales: Елена Андреенкова. 

‍

Сфера деятельности: проектирование и постройка каркасных домов. 

‍

Особенности проектного управления: много поставщиков и внешних подрядчиков. Принципиальная последовательность этапов во время процесса строительства. Из-за большого количества подзадач, закреплённых за сотрудниками разных отделов, появляется необходимость в фиксации этапов и деятельности участников в удобном и прозрачном инструменте.

‍

От таблиц к лучшей системе управления проектами

‍

До внедрения Asana сотрудники компании вели клиентские проекты в таблицах Excel. В первой колонке были размещены все объекты компании, затем статус клиента, его менеджер по продажам, актуальный этап проекта. Справа, в колонке под названием «Этапы работ», фиксировались задачи, которые нужно сделать по проекту в ближайшее время.

‍

Мы в RocketSales очень любим Excel. Но каждый инструмент имеет свое предназначение. Вести задачи в таблицах – лучше, чем вести их в чатах или своей записной книжке. Но это всё равно, что красить стену детской кисточкой для рисования. Вы тратите колоссальный объём ресурсов, при этом результат работы удовлетворительный, но ниже ожидаемого.

‍

В чем заключалась сложность?

‍

1. Сотрудникам нужно было вручную вводить все данные в таблицу, следить за ходом выполнения поставленных задач и вовремя менять уже внесённые в таблицу параметры. Много времени тратилось на то, чтобы просто сохранять актуальность информации в таблице.
2. Чтобы зафиксировать новый этап работы по клиенту, приходилось стирать предыдущий. Удалялась история проекта и не было возможности оценить объём оказанной услуги, а также показать новым клиентам, какой формат сотрудничества готова обеспечить компания
3. В таблицах Excel невозможно было отследить, кто именно заносил информацию по клиенту. Соответственно, если требовались какие-то уточнения, сотрудникам было непонятно, к кому обращаться за недостающими сведениями.
4. В таблице неудобно отображалась информация – сколько длятся работы, на каком этапе они могли затормозить, подходят ли сроки оплаты. Верхнеуровневый контроль был просто невозможен, руководство не успевало вовремя скорректировать ход работ или делегировать задачи другим сотрудникам и отделам.
5. Обсуждение по проектам и внутренним процессам велось в чатах, из-за чего многие важные задачи не брались в работу, осев в переписках. 
6. Ведение коммуникаций по проекту в разных инструментах и переключение между ними также отнимало ценное рабочее время.

Что было сделано?

‍

В строительстве крайне важно соблюдать последовательность действий. Случалось, что отделы нарушали регламент ведения работ: например, заказывали материалы для террасы до того, как их оплатил заказчик. Компания теряла деньги, страдала её репутация.

‍

Выстроили строгую зависимость задач

‍

Чтобы исключить нарушение порядка выполнения задач, мы настроили зависимости между задачами и подзадачами и синхронизации дедлайнов в них. 

Настройка взаимозависимости задач сработала наилучшим образом. Например, в каждом проекте задача «Приобретение материалов» блокируется до закрытия задачи «Оплата материалов заказчиком». За эти задачи в компании отвечают разные люди, но сотрудникам не нужно сообщать о закрытии задач друг другу, ведь как только задача «Приобретение материалов» будет разблокирована, ответственный за неё получит уведомление и сможет приступить к выполнению задачи, которая находится в его зоне ответственности.

‍

Создали общую доску проектов компании

‍

Мы создали доску, на которой собрали все проекты компании. В качестве формата отображения выбрали карточки, так как они нагляднее всего отражают количество проектов на каждом этапе.

Унифицировали проект клиента

‍

Один проект в Asana для строительной компании – это проект одного конкретного здания. Название проекта содержит название компании клиента и имя ответственного за проект. Так команде и руководителям легче ориентироваться, кто курирует работу с заказчиком. Все проекты имеют одинаковую структуру. Они разбиты на секции, соответствующие этапам работы с клиентом. Задачи и подзадачи внутри проекта отображены списком. 

‍

Так, например, выглядит объём работ, проделанный на этапе «Фундамент».

Четко разделили зоны ответственности

‍

Чтобы адаптировать Asana под процесс строительства домов, мы добавили кастомные поля «Прораб» и «Приоритет». Стало легко разобраться, кто из внешних подрядчиков отвечает за исполнение и какой задаче нужно более пристальное внимание. Можно получить полную информацию по проекту в целом и по каждому отдельному действию внутри него. Плюс, менеджер проекта и ответственный за задачу чётко понимают последовательность всех процессов.

Елена Андреенкова, бизнес-аналитик RocketSales: 

Проектирование бизнес-процессов – это отдельный и внушительный блок любого проекта внедрения. Asana – не исключение. Чтобы создать портфели проектов, списки задач и доски сотрудников, нужно понимать, с кем и как взаимодействует каждый отдел, кому нужно иметь доступ к задачам, кто может ставить задачи или создавать новые проекты, как изменятся коммуникационные паттерны сотрудников, когда Asana станет ключевым инструментом проектного управления. Если заранее всё предусмотреть, то переход в Asana с большой вероятностью будет успешным. Сотрудники редко радуются переменам. Важно показать им, что предлагаемый инструмент по-настоящему удобный и поможет им в работе.

‍

Как не превратить систему в тыкву после полуночи?

‍

«Только предупреждаю сразу, у нас сотрудники – не айтишники, они не смогут разобраться в сложных процессах!». Мы часто слышим такие предостережения от клиентов. Ответ на это у нас один: Asana – простой и интуитивно понятный инструмент, а для безболезненного старта есть обучение, регламенты и надежное плечо бизнес-аналитика, который всегда готов помочь.

‍

Менеджеры компании привыкли годами использовать таблицы Excel. Перед нами стояла непростая задача – показать скептически настроенным сотрудникам, какую пользу принесет использование нового, непривычного инструмента. Наши эксперты составили полное описание существующих отделов компании и их взаимодействия между собой и настроили систему, учитывая особенности работы каждого отдела и специфику коммуникации между ними. 

После внедрения мы всегда составляем для компании клиента регламент работы в системе, включающий как описание отдельных процессов, так и общие принципы работы сервиса. Четко прописанные правила дают возможность быстро объяснить тонкости работы в Asana новым сотрудникам – в первый рабочий день они получают доступ к проекту «Ввод в должность», где поставлены задачи на знакомство с компанией и существующими процессами.

Какие качественные изменения Asana привнесла в работу компании?

‍

• Если раньше рабочие задачи обсуждались в чатах и существенная их часть там и оставалась, то теперь каждая идея трансформируется в задачу в Asana, оценивается и доводится до результата. Общение команды перенесли в Asana.

• Шаблоны помогли держать четкую структуру производства без необходимости каждый раз выстраивать её заново при появлении нового заказчика.

• Руководство получило возможность в любой момент видеть ход проекта и то, что по нему уже сделано. Также стало легко управлять нагрузкой как отдельных сотрудников, так и целых отделов.

• Полноценная интеграция с amoCRM позволила синхронизировать работу проектного отдела с отделом продаж.

• Также стало возможным контролировать ход выполнения работ сторонними подрядчиками.

‍

По прошествии трёх месяцев мы можем подвести следующие итоги:

Все подразделения перенесли свою работу из Excel в Asana.

Сотрудники перестали совершать лишние действия, приносящие убытки компании. Самая проблемная зона – работа с внешними подрядчиками и поставщиками, теперь не вызывает затруднений.