Кейс для сферы онлайн-образования: интеграция GetCourse и amoCRM

Менеджеры по продажам работают параллельно в сразу в двух системах: в интерфейсе платформы GetCourse и в amoCRM. Им приходится вручную синхронизировать данные. Это занимает много времени, при этом актуальность данных в каждой из систем стремится к нулю. Сотрудники забывают внести в amoCRM информацию, что клиент завершил обучение в GetCourse. В итоге в CRM скапливается много незавершенных сделок. Хотя эти клиенты уже давно завершили сотрудничество с компанией.
‍

Существенно затрудняет работу отдела и отсутствие достоверной аналитики: сколько вебинаров и интенсивов продал каждый менеджер? Какие клиенты покупают чаще? Кто из клиентов остался без должного внимания и был упущен? Никаких реальных данных о продажах компании.
‍

Как изменилась работа отдела после внедрения amoCRM? Расскажем в этом кейсе.

Что было?

На момент аудита в CRM-системе было 16 воронок продаж. Заявки с сайта отправлялись в GetCourse, оттуда передавались в amoCRM и обрабатывались всего в одной воронке – «Продажи». Нереализованные сделки были еще в 4 воронках. Остальные воронки вообще не использовались менеджерами.

Команда RocketSales провела 6 аудитов бизнес-процессов. Часть из них представляла собой интервьюирование руководителей и сотрудников. Но финальным был комплексный технический аудит, который помог глубоко проанализировать текущую систему продаж. Наши бизнес-аналитики составили детальный аналитический отчет с описанием конкретных ошибок в текущей настройке системы и рекомендациями для их исправления.

Какие проблемы были найдены

Узкие вопросы, касаемые технического функционала системы:

1. Отправка документов из amoCRM
   ‍Компания использовала виджет, который выставляет счета. Но клиенту нужны не только счета, но и договоры. Предложены альтернативные виджеты, которые способны формировать оба типа документов.
2. Дубли при создании сделок из GetCourse
   Было необходимо поставить проверку по сделкам при их создании. Если в воронке уже есть активная сделка, то в CRM должна создаваться только задача и заметка с данными.
3. Дубли при интеграции amoCRM с сайтом
   Базовая интеграция amoCRM не позволяла проверять новые заявки на дубли. Рекомендация: подключить интеграцию через портал RocketSales и настроить правильную логику создания сделок.
4. Дубли при работе с сущностью «Товары» в amoCRM
   ‍Когда товары из GetCourse подтягивались в amoCRM, из-за разного артикула или цены в системе создавался новый товар. Накопилось большое количество дублирующих позиций, что захламляло систему и осложняло поиск нужных товаров. Рекомендация: привести товары к единому формату.

К чему это привело?

1. Менеджер не мог системно контролировать клиентов в платформе GetCourse.
   Платформа GetCourse и amoCRM были некорректно интегрированы между собой, а значит все время содержали неактуальную информацию и не могли упростить и структурировать работу менеджера за счет автоматизации.
2. Руководитель отдела продаж не мог отследить эффективность сотрудников.
   Вся история заказов хранилась только в GetCourse. А статусы и оплаты – в amoCRM. Аналитика сводилась вручную и нерегулярно. Не было возможности увидеть продажи по менеджерам за месяц, средний чек или количество совершенных звонков. Это именно те опережающие показатели, которые позволяют прогнозировать фактическую выручку на конец месяца и влиять на нее, пока не поздно.

‍

Что было сделано?

Шаг 1. Проектирование отдельного бизнес-процесса под каждый продукт

Для того, чтобы CRM-система позволила сделать два шага вперед, нужно было сперва сделать шаг назад. И оптимизировать бизнес-процессы, поля и воронки продаж. Как именно?

1. Сократить количество воронок, оставив только те, которые обеспечат работу по основным направлениям: лидогенерация, продажа, сопровождение, отказники.
2. Распределить ответственность между менеджерами, чтобы 1 сотрудник работал не более, чем в двух воронках.
3. Проработать этапы каждой воронки, которые ведут к успешной реализации сделок.
4. Проработать поля и группы полей для удобства пользования сотрудников.

Результат шага

• четкое понимание последовательности действий сотрудников;
• четкое понимание актуальных бизнес-процессов продаж;
• эффективное администрирование процессов.

Шаг 2. Настройка интеграции GetCourse и amoCRM в каждой воронке

Одним из самых трудозатратных процессов в проекте внедрения является составление технического задания для корректной интеграции. В этом проекте мы описали логику работы интеграции для 5 ситуаций:

1. Если в amoCRM нет ни сделки, ни контакта
2. Если в базе нет сделки (или сделка есть в закрытом статусе), но есть контакт
3. Если есть контакт и есть активная сделка по продукту
4. Если есть контакт и нет активных сделок по продукту
5. Если есть активные сделки с нулевым балансом в воронке Лиды и создаётся заказ с суммой

Вот пример одной прописанной механики работы интеграции:

Также мы реализовали двухстороннюю интеграцию GetCourse и amoCRM:

1. Заявки с вебинаров/сайта теперь создаются в GetCourse, наш портал b2b проверяет их на дубли и создает контакт/сделку в amoCRM.
2. При создании сделки вручную в amoCRM и переходе на этап «Квалификация проведена» создается заявка в GetCourse, где формируется ссылка на оплату.

Результат шага

• контроль создания дублей,
• распределение сделок по нужным воронкам,
• распределение сделок по менеджерам.

Шаг 3. Загрузка базы успешных сделок из GetCourse

В системе GetCourse на момент перевнедрения находилось более 24 тысяч объектов (сделок). Было составлено техническое задание на импорт базы по периоду из GetCourse в amoCRM с загрузкой информации о покупках в карточку контакта.

При этом важно было проверять базу на дубли с помощью кастомной разработки, так как массив данных очень большой.

Результат шага

• карточки клиентов с историей покупок

Шаг 4. Создание регламента работы в amoCRM

На основании созданных воронок продаж мы оформили документ со скриншотами и последовательными действиями менеджеров в системе. Описали цели каждой воронки, обязанности менеджера на каждом этапе, вариативность действий.

Результат шага

• повышение эффективности управления (за счет возможности объективного контроля требований к деятельности сотрудников);
• снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов;
• повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала;
• формирование предпосылок для делегирования полномочий и повышения эффективности управления;
• поиск и внедрение изменений, повышающих эффективность процессов.

Отзыв клиента

С командой RocketSales провели большую работу по трансформации нашей системы продаж. Провели около 6 аудитов, один из них очень глубокий, который показал зоны роста и проблемные места в наших текущих бизнес-процессах.

Осуществили перевнедрение CRM, почти все работы завершены, остались небольшие корректировки после тестирования системы в бою. Команда отлично справилась, быстро реагировала на возникающие запросы. Приятно, что главной целью для всех сотрудников RocketSales был именно наш результат.

Благодарим RocketSales за сотрудничество. Уже не первый раз отдаем вам предпочтение и остаемся довольны.

‍