В этой статье мы приведем свой опыт поиска решения по контролю за отделом продаж и расскажем, какие показатели и с помощью чего отслеживаем сейчас.
В первую очередь, следует сказать, что сама по себе аналитика отдела продаж - это настолько же индивидуальное решение для каждой конкретной компании, как например воронка и схема бизнес-процессов. Мы, например, шли к современной системе порядка двух лет, пробовали разные инструменты и подходы. К тому же именно поэтому универсальная и наиболее общая аналитика, которая встроена в CRM-системы не всегда показывает то, что хочет видеть и учитывать руководитель.
Мы прошли 4 больших этапа, пока не создали свою систему.
1. Ручной, без автоматизации.
Этим пользовались еще в начале работы компании. Когда менеджеров было немного, столько же клиентов и сделок. Поэтому сложности не составлял ручной сбор информации обо всех платежах и анализ результатов.Этот метод был чрезвычайно прост и полностью удовлетворял потребности, однако имел соответствующие недостатки. Актуализация требовала дополнительной работы, а с ростом сотрудников и объема продаж стала просто неудобной.
2. Следующий шаг - наша первая самописная система аналитики.
В ней информация подтягивалась из amoCRM. Плюс появились сводные данные по активности менеджеров. И главным плюсом была автоматическая отправка отчета на почту руководителя. Система имела все перспективы, но все уткнулось в невозможность доработки и постоянные сбои. Очень обидно, если учесть, сколько на нее было потрачено сил.
3. В процессе развития мы добрались до интеграции amoCRM и Google-таблиц.
И это принесло новые возможности построения отчетов. По сути - безграничные, потому что на основе данных можно было строить любой требуемый дэшборд. Облачная структура гугл позволяет обновлять данные в реальном времени, а функционал формул аналогичен Excel. Но и здесь мы не остановились.
4. Пока заключительным этапом развития нашей системы отчетов является встроенный отчет по продажам в amoCRM.
По структуре он, в принципе, повторяет отчеты, которые были в Google-таблицах, но функционально намного удобнее:
- Встроен в amoCRM;
- Актуальные данные не на основе бюджетов сделок, а на основе конкретных платежей;
- Детализация по каждой цифре;
- Отправка в телеграм-чат;
- Расчет полной выручки и маржинальной прибыли.
Основной отчет по продажам разделен на 5 частей.
- В первой (Маржа) показаны плановые ожидания и показатели каждого менеджера по продажам, а также процент выполнения. Здесь указаны именно фактические суммы с учетом маржинальной доли по каждому типу сделки.
- Далее - столбец с бонусом. Сюда выводится цифра, которую получит менеджер по итогам месяца.
- Маржа ожидание - это раздел, в который подтягиваются данные о предполагаемых платежах. Можно отследить, какие уже оплачены, а какие просрочены и прогнозировать результаты работы отдела.
- Еще один столбец - это фактическая выручка, где указаны полные суммы платежей, поступившие в компанию.
- Наконец,в разделе "Ушли в архив" можно увидеть суммы по сделкам, которые не дошли до продажи.
Теперь подробнее о том, что именно мы отслеживаем, почему и какие особенности есть у нашего отчета.
1. Платежи.
Это главная особенность аналитики, которой заменяем выгрузку в 1С и другие системы финансового учета.
amoCRM по умолчанию учитывает лишь бюджет сделки - это полная сумма, которую заплатит клиент. Однако, как показывает практика, почти всегда эта сумма разбивается на меньшие платежи. И они, в свою очередь, могут быть сильно растянуты во времени. Поэтому, чтобы учитывать реальные показатели каждого менеджера, отчет строится именно на основании информации о планируемых и совершенных платежах.
С помощью виджета, который позволяет вносить платежи в карточке amoCRM, каждый менеджер указывает о договоренностях с клиентом, а также факт оплаты. По этой информации строится аналитика выполнения плана.
Можно посмотреть, сколько денег уже поступило, а также сколько и когда планируется. Здесь же - сколько платежей просрочено и не состоится, потому что сделки ушли в архив.
2. Тип сделки.
Вторая важная особенность нашего учета - это сегментация сделок по разным типам. У нас это Лицензии; Работы; Техподдержка и т.д. Помимо удобного фильтра в CRM, такое поле еще дает возможности для улучшения отчета:
- Настройка разного типа маржинальности для разных типов сделки. Например, лицензии для нас обеспечивают только половину маржинальной прибыли, поэтому в показатели идет 50% суммы. Это же учитывается и при расчете бонуса менеджера;
- Аналитика по работе менеджера с разными типами сделок. Если один продавец лучше закрывает сделки по внедрению, это повод направлять на него больше таких лидов. Кто-то может лучше работать на допродажах, а кто-то на продлении лицензий: все это можно учитывать и корректировать работу отдела.
3. Сравнительная таблица.
Казалось бы понятная функция для сводной аналитики отдела продаж, однако в amoCRM, такого пока нет. В нашем отчете можно сравнить сотрудников по их результатам и прогнозам.
4. Бонус виден сразу.
Элементарная прозрачность для менеджеров - они видят, сколько получат по итогам своей работы, и для этого не нужно обращаться к дополнительным формулам.
Расчет происходит по прогрессивной шкале. В зависимости от процента выполнения плана, увеличивается и размер бонуса. Если менеджер не выполнил и половины от установленной цифры, он останется только с окладом.
После - чем больше продал, тем больше получит.
Столбец с бонусом позволяет менеджеру видеть свой результат, а также его сравнение с результатами коллег
Что мы еще отслеживаем с помощью отчета.
1. Активность менеджеров.
Большой сводный отчет о действиях сотрудников. Сюда попадает информация о письмах, звонках, выполнении задач и смене статусов. Такую информацию можно получить в amoCRM по каждому менеджеру, но не в форме общей таблицы. А так - можно сравнить и проанализировать ситуацию. Например, если менеджер показал плохие продажи, и у него была низкая активность - значит, вероятно, он сам виноват в своих показателях. А если, наоборот, низкие продажи совпадают с большой активностью, скорее всего, он что-то делает не так и его нужно переучивать (ведь с мотивацией все в порядке).
2. Сводная информация по сделкам в работе.
Здесь можно посмотреть, сколько у каждого менеджера в работе сделок и какой у них статус, а также - сколько сделок закрыто в архив. Когда видна вся информация, можно перераспределить нагрузку и повысить показатели всего отдела.
Отчет в телеграм-чате.
Чтобы в любой момент посмотреть показатели отдела, надо просто запросить отчет прямо в телеграм-чат по продажам. Для этого настроен специальный бот, который по команде присылает картинкой актуальные данные. Функцией может воспользоваться любой сотрудник, состоящий в чате.
Дэшборд в кабинете.
Еще один способ быстро получить информацию - посмотреть на экран, установленный в офисе. На него также выводится отчет, а мгновенный доступ есть у всего отдела.
Как мы говорили в начале, аналитика продаж в отделе - дело индивидуальное. Однако, если вы решите попробовать нашу систему, встроенный отчет можно установить и настроить самостоятельно через наш маркетплейс.
Единственное - его нужно будет наполнить данными (внести информацию о платежах в сделки), а также настроить, если еще нет, систему сегментации по типу сделки.
.png)
.webp)
.svg)
.webp)
.webp)
