Как маркетинговое агентство международного уровня ускорило работу команды в 2 раза?

Представьте, ваша компания активно развивается и выходит на международную арену. Эйфория и понимание новых возможностей уступают место осознанию, что в новых условиях старые, проверенные временем бизнес-процессы просто НЕ РАБОТАЮТ. Что делать в этой ситуации? Конечно же, воспользоваться опытом экспертов и выстроить новые “нейронные связи” в компании.

‍

Проект реализовали:

бизнес-аналитик ROCKET.red Анастасия Кожемякина

проджект-менеджер  ROCKET.red Анна Косашвили

‍

Одно из приоритетных направлений работы нашей команды — разработка новых и оптимизация действующих бизнес-процессов. Оцифровка процессов — ключевой шаг для повышения эффективности бизнеса. Без неё важная информация теряется в переписке между сотрудниками, заметки на стикерах загромождают рабочее пространство, а подготовка отчётности отнимает слишком много времени.

Коммуникационное агентство полного цикла, достигнув международного уровня, обратилось к нам для оптимизации существующих и построения новых бизнес-процессов. Компания четко осознавала, что для дальнейшего роста и конкурентоспособности на международных рынках необходимо внедрить более эффективные и масштабируемые решения. Компания уже использовала в работе таск-менеджер Asana, но им не хватало порядка. Действующие процессы не соответствовали требованиям скорости и качества, и часть задач также передавалась через Telegram между сотрудниками.

В работе возникали постоянные системные проблемы. Задачи терялись среди многочисленных переписок, а информацию по проектам приходилось каждую неделю дублировать. Выполнение задач дизайнерами было несистемным, из-за чего постоянно срывались дедлайны. Задачи терялись, забывались и как результат, не выполнялись. Вся работа сводилась к нескончаемому потоку срочных, очень срочных и сверхсрочных задач. Вместо того чтобы ориентироваться на приоритетность для проекта, задачи выполнялись по принципу «делать исключительно то, что горит».

Сотрудники отдела не имели четкого представления о взаимодействии с другими подразделениями. Не было ясности, где заканчиваются обязанности одного сотрудника и начинается зона ответственности другого. Нередко задачи застревали на полпути между отделами или терялись в бесконечной цепочке переадресаций. Новые сотрудники не понимали, за какие задачи отвечают, и процесс адаптации превращается в полосу препятствий с колючей проволокой.

Хромающие бизнес-процессы — проблема, с которой сталкиваются многие быстрорастущие компании. Выделяем ключевые этапы решения:

1. Описание процессов. Важно не только зафиксировать текущие процессы, но и выделить критичные точки пересечения между ними. Выявить узкие места и области для улучшения.
2. Улучшение старых и построение новых процессов. На основе оцифрованных данных мы помогли оптимизировать текущие процессы и внедрить новые, более эффективные. Ускорили работу компании и снизили процент ошибок.

Описание процессов 

На старте реализации проекта наша команда бизнес-аналитиков провела встречи с руководителями всех отделов (а не одного ответственного лица), выбирая формат, наиболее удобный для каждого из них. В процессе аудита, встретились с руководителями всех 6-ти отделов, что позволило нам детально выявить их потребности и пожелания. Это дало возможность не только лучше понять особенности работы отделов, но и выявить ключевые области для улучшения эффективности компании.

После проведения аудитов перешли к визуализации бизнес-процессов компании. Как правило, команда берет на себя задачу по отрисовке процессов, однако в этом случае наш клиент проявил проактивную позицию и подключился к процессу. Это позволило нам быстрее оцифровать структуру взаимодействия внутри компании и выявить скрытые проблемы. Это мега-важный этап, после завершения которого у клиента появляется четкое понимание слабых мест и дыр в бизнес-процессах, в которые утекают деньги компании. 

Далее сосредоточились на работе с Asana — инструментом, который клиент использует уже довольно давно, но до этого не был нужным образом организован и структурирован.

Особенность процессов внутри компании клиента заключается в частой «миграции» проектов между отделами на разных этапах работы. В такой структуре критически важно, чтобы вся информация по проекту хранилась в одном месте, обеспечивая ее доступность и непрерывную передачу смежным отделам. Без эффективного таск-менеджера частые взаимодействия между отделами могут привести к потерям данных, необходимости дублировать информацию и трудностям в поддержке актуальности данных для всех участников процесса.

Одна из ключевых ценностей компании ROCKET — это ориентированность на реальную ценность для клиента. Мы не стремимся навязать продукт или услугу, а фокусируемся на том, чтобы предложить решения, которые отвечают потребностям наших клиентов и приносят им ощутимую пользу. Командой было решено оптимизировать и усиливать уже устоявшийся в компании таск-менеджер Asana. 

Проведение аудита и оцифровка существующих процессов стали основой для разработки плана работ и определения ключевых задач по оптимизации.

Оптимизация бизнес-процессов

Процесс оптимизации начался с выстраивания удобного взаимодействия между отделом продаж и бухгалтерией. Менеджеры по продажам собирали информацию о клиентах и сделках, в то время как бухгалтерия занималась подготовкой документации. До оптимизации данные сделки передавались через Telegram-чаты, а информация о клиентах фиксировалась в Google-таблицах, что приводило к путанице и потере времени.

Первоочередная задача заключалась в выстраивании простого и автоматизированного процесса взаимодействия. Мы перенесли все процессы в единую платформу, обеспечивая прозрачность данных и минимизируя вероятность ошибок. Вдобавок внедрили систему автоматического создания и назначения новых задач по завершении текущих, что позволило повысить скорость работы и улучшить координацию между отделами.

После оформления документации в бухгалтерии задачи автоматически создавались по заранее настроенным шаблонам и передавались в производственный отдел. Руководитель фиксировал в таск-менеджере процесс работы и распределение задач внутри команды. Вместе с шаблонами, разработали дополнительные поля ввода данных для прозрачной аналитики под потребности компании. Внедрение системы шаблонов ускорило процесс передачи проектов в работу без потери информации.

Ранее руководителю проектного отдела приходилось вручную проверять сотни задач для составления отчетов, что занимало много времени. Мы оптимизировали структуру задач и внедрили систему аналитики, которая позволяет в реальном времени отслеживать количество и типы задач, процент их выполнения и нагрузку на сотрудников. Это не только ускорило работу с задачами в 2 раза, но и предоставило точные инструменты для оперативного принятия решений.

Итоги работы 

Оптимизация процессов экономит десятки часов ручной работы каждый месяц ключевых отделов компании. Мы устранили системные проблемы бизнес-процессов, обеспечив автоматизированный обмен задачами между отделами. Сотрудники стали чётко понимать, какие задачи имеют приоритет. Внедрение и настройка системы таск-менеджера стали важным шагом на пути устойчивого развития компании клиента, позволив создать эффективную и системную структуру на базе уже существующих инструментов компании. 

Этот результат стал возможен благодаря внимательному и продуманному подходу. Мы гордимся тем, что наш подход позволяет не разрушать, а усиливать существующие процессы в компаниях наших клиентов. Важно помнить, что каждый бизнес имеет уникальные процессы, и наша задача — автоматизировать и оптимизировать их с учетом специфики задач и требований каждой компании.

Ребятам мы желаем и дальше достигать быстрого роста на крепком фундаменте системных решений ROCKET.red