Вы когда-нибудь пробовали масштабировать хаос? Когда ежедневная работа небольшой компании не выстроена, но перед командой стоят амбициозные цели по кратному росту. Найм людей, увеличение объема задач, новые направления, планы по прибыли. Если каждый такой процесс не структурирован, если нет системы и инструментов, в которых обеспечивается его работа, команда каждый раз действует интуитивно и затрачивает существенно больше ресурсов. 

Масштабирование часто ассоциируется с быстрым ростом. Если за несколько месяцев компания вырастет хотя бы вдвое, выдержит ли команда такую хаотичную нагрузку? Скорее всего, нет. Люди утонут в Telegram-чатах, скайпах, календарях, личных обсуждениях и блокнотах.

– Каким вышел результат задачи? 

– Кто запустил несогласованную акцию? 

– Чем занимаются три новых менеджера, которым вы платите деньги? 

– Кому вы делегировали проекты по работе с клиентами? 

‍

Ответов на эти вопросы вы не найдете ни в чатах с командой, ни в глазах самих сотрудников. Нужен инструмент, в котором будут зафиксированы все проекты и задачи, вместе с текущим статусом и итоговым результатом. Только так вы сможете безболезненно и системно расти.

Мы используем Asana, в том числе, чтобы быстро масштабироваться. Как правильное проектное управление влияет на темпы роста? Разберём в этой статье. 

‍
Почему Asana?

Рассказывает Георгий Кичев, управляющий партнёр и коммерческий директор RocketSales.

«Когда бизнес только начинает развиваться, вся коммуникация является прямой, проектов мало и их возможно держать в голове. Один человек отвечает за своё конкретное направление. С ростом компании прямые связи рушатся. Нужен "клей" – софт, который поможет команде коммуницировать без пробелов. Быстро, с фиксацией результата и договоренностей, с возможностью оперативно подключить людей с нужными компетенциями». 

Около 10 лет основатель компании Константин Кузнецов изучал софт для управления проектами. Даже хотел разработать свой собственный трекер задач, потому что ни одна существующая платформа не закрывала потребности современного бизнеса. Asana оказалась единственной платформой, в которой были учтены все потребности:

1. Простой и понятный команде интерфейс
2. Удобная навигация
3. Меню быстрого доступа
4. Мультипроектность
5. Облачное приложение
6. Удобный Inbox  
   

Подробно все преимущества Asana мы разобрали в коротком видео «10 причин, почему Asana лучший инструмент для управления компанией». 

‍
Как Asana помогает компаниям расти?

Как успешный рост компании и достижение целей по масштабированию связаны с процессом ежедневной работы над задачами? Вероятно, развиваться легче тому, что имеет структуру. Последние годы мы все чаще говорим о структурности, системности, автоматизации. Но как все эти красивые слова выглядят в бизнесе? На каких сферах управления компанией отражаются? Разберем по пунктам.

Тонкости делегирования и управление отделом

Масштабирование подразумевает вертикальную структуру делегирования. Руководитель компании выстраивает под собой целые подразделения и делегирует ответственность за них другим руководителям.

‍

В упрощенном виде вертикальная структура выглядит так:

Между директором компании и прямыми исполнителями появляются другие уровни. В отделах работают старшие и младшие специалисты, стажёры, руководители направлений. Директор компании не ставит задачи младшим специалистам. Он «спускает» их на руководителей отделов, а те, в свою очередь, решают, кому делегировать это дальше. 

Asana позволяет структурировать управление компанией и даёт визуальное представление о взаимодействии отделов, о связях сотрудников, регламентирует иерархию постановки задач, а также помогает регулировать время на их выполнение. 

Так, например, выглядят портфели сотрудников в отделе маркетинга в RocketSales. Руководитель отдела за пару минут может оценить количество просроченных задач, прочитать свежий отчет о настроении и сложностях команды, увидеть прогресс задач у каждого сотрудника и, при необходимости, перейти в личный список их задач, чтобы понять, где требуется помощь.

Удобно, что есть система отчетов по портфелям. Руководитель может быстро оценить, как дела в этом направлении, или зайти внутрь любого портфеля, посмотреть, как идёт работа в каждом конкретном проекте. Не нужно никого отвлекать и запрашивать отчёт. Даже находясь на другом конце земли и в другом часовом поясе, вы всегда можете увидеть, как идут дела у вашей команды. 

Контроль руководителей

С ростом компании меняются и инструменты управления. Генеральный директор не может делегировать задачи напрямую 30 сотрудникам. Почему? Просто потому, что в сутках любого человека всего 24 часа. И если вы управляете всем в одиночку, то именно вы можете стать «узким горлышком» процесса масштабирования. 

Выход – нанимать больше руководителей. Один человек (вы, например) может эффективно управлять четырьмя другими людьми. А эти люди, в свою очередь, смогут без потери качества контролировать работу шестнадцати человек (на каждого по четыре сотрудника). Одно «но»: хаотичное перепоручение друг другу задач – это не делегирование.

‍

Георгий Кичев, коммерческий директор RocketSales:

Невозможно организовать разные уровни делегирования без четкой методологии. С Asana можно делегировать на уровне задач, проектов, портфелей. У нас есть отдел продаж. Это большая команда. Продажа лицензий, продуктов, услуг, модулей, внедрения amoCRM, Asana. У каждого направления – свой руководитель.

И мне, как коммерческому директору, в чьей зоне ответственности находится отдел продаж, важно иметь возможность делегировать руководителю развитие направления. Иначе рост команды и финансового результата будет ограничен моим человеческим ресурсом. С Asana я могу посмотреть хронологию работы с направлением, что сделано, какие приоритеты задач, какие планы на этот и следующий месяц. Работа по проекту для меня становится полностью прозрачной.

‍

Чем больше компания, тем больше уровней в её структуре. Каждый руководитель перенаправляет огромное количество задач. Сначала только своим заместителям, но, со временем, и у линейных заместителей появляются свои замы. Они тоже делегируют задачи своим подчиненным. Для этого в Asana создаются специальные регламенты с прописанным механизмом делегирования. 

Удобно, что с помощью платформы ставить задачи могут только определенные люди в отделе, это упрощает адаптацию новых людей в коллективе. Представьте, как некомфортно, когда сотруднику все подряд говорят, что ему нужно сделать. Концентрация теряется, а хаотичные задачи со всех сторон только сбивают рабочий ритм и настрой.

Универсальный инструментарий команды

Asana — это экономия человеческого ресурса. Мы можем связать Asana с почтой и календарем, это позволяет не тратить силы и время на коммуникацию. Мы можем выбрать разные методологии и использовать один инструмент. Здесь нет ограничений ни по количеству сотрудников, ни по количеству проектов.

‍

Рассказывает Елена Андреенкова, бизнес-аналитик RocketSales.

Чтобы взаимодействовать по проектам и задачам, компании часто используют слишком большое количество инструментов: мессенджеры, календари, таблицы, CRM-системы, документы, облачные хранилища, корпоративные чаты, телефонию, тайм-трекеры, базы знаний.

В разрозненности легко потеряться. Физически невозможно вручную синхронизировать данные во всех системах. Asana агрегирует все рабочие процессы в одном интерфейсе. Для нас – это лучший инструмент сбора аналитики эффективности сотрудников, контроля дедлайнов и регламентов.

Синхронизация работы рядовых сотрудников

Мы не сразу начали использовать весь потенциал Asana. Сначала воспринимали её как инструмент для постановки задач, работали на уровне досок и планирования. Но быстро поняли, что Asana – гораздо больше, чем просто удобный таск-трекер. С ростом компании мы стали больше внимания уделять не тому, что мы делаем, а тому, для чего. 

Это пирамида ясности. Она помогает синхронизировать работу рядовых сотрудников со стратегией руководителей и направить деятельность команды на следование миссии. 

‍

– Миссия (mission) определяет наши цели (objectives). 

– Список целей (objectives) трансформируется в портфели проектов (portfolios) - совокупность проектов, над которыми мы трудимся для достижения целей. 

– Портфели (portfolios) делятся на конкретные проекты (projects), а проекты декомпозируются на задачи (tasks). 

‍

Так складывается Пирамида ясности – последовательность приоритетов, которая помогает ориентировать всю совместную работу компании на выполнение миссии.

Каждый в команде понимает, как его деятельность помогает достигать целей компании. То, что векторы усилия каждого человека в команде сонаправлены, помогает быстрее реализовывать задуманные проекты и расти с меньшими ресурсозатратами.

Работа с аутсорс-командами

При масштабировании компания, чтобы увеличить продуктивность, не сильно расширяя ФОТ, часто прибегает к услугам подрядчиков или фрилансеров. Работать с аутсорс-командами непросто. Они не погружены в особенности бизнес-процессов, корпоративной культуры и деятельности компании. И чем больше таких команд вы привлекаете, тем сложнее контролировать коммуникацию и результат. 

– Оплачен ли счёт? 

– Запущена ли реклама? 

– Приняты ли в релиз новые правки по сайту? 

– О каком следующем шаге договорились с каждым из подрядчиков? 

– Какие финансовые условия были согласованы и кем? 

Вести коммуникацию в чатах невозможно, это отнимает слишком много времени, а нужные данные не получится быстро найти в самый важный момент. Отдельный вопрос – безопасность информации. Часто сотрудники, чтобы не отвлекаться самим, дают расширенный доступ к папкам с документами, аккаунтам компании и прочим важным данным.

В Asana у нас получилось организовать эффективный и безопасный процесс работы с аутсорс-командами. Платформа позволяет выдать гибкие доступы к тем задачам, с которыми работают подрядчики. 

Этот проект мы создали специально для работы с аутсорс-командой по поддержке и разработке сайта RocketSales. Мы ценим долгосрочное сотрудничество, поэтому для нас важно люди понимали: они не останутся без задач и мы нацелены работать «вдолгую». Есть бэклог задач, поэтому подрядчик знает, что не лишится контракта в одночасье. Есть и задачи, запланированные на каждый месяц, поэтому нам несложно контролировать общий объем предстоящей работы. 

Существует мнение, что будет сложно заставить аутсорс-команду играть по вашим правилам и строить свою работу именно в Asana. Ведь, по сути, они, как и штатные сотрудники, должны перенести в эту платформу все коммуникации по задачам. На самом деле, вдохновить подрядчиков на использование Asana довольно легко. Нужно просто показать, как она работает, а потом перестать отвечать им в мессенджерах. Люди быстро привыкнут, что любые комментарии или правки обсуждаются только в Asana. Поймут, что гораздо удобнее, когда вся информация собрана в одном месте и не нужно искать в истории переписки последние договоренности.

Еще один существенный плюс использования Asana

Asana, как и любой сервис, стоит денег. Но это не абонентская плата, а инвестиция в новые возможности вашей компании. Сейчас поясним.

Во-первых, в самой компании Asana сотни очень дорогих специалистов каждый день думают, какие новые возможности помогут бизнесу работать продуктивнее и коммуницировать легче. Мы можем вести проекты в таблице Excel, но тогда оптимизация системы проектного управления будет только нашей головной болью. А у крупных SAAS-сервисов, таких, как Asana, есть сотни аналитиков, цель которых – сделать решение еще более удобным и функциональным для вас. 

Во-вторых, есть такие команды, как RocketSales. Имея свой штат экспертных разработчиков и используя Asana каждый день, мы вложили много сил и времени, чтобы сделать её ещё удобнее. Мы разработали десятки новых функциональностей, как просто улучшающих интерфейс платформы, так и открывающих новые возможности перед бизнесом в России. Одна из последних серьезных разработок RocketSales – плагин UnicornFlow. 

UnicornFlow – плагин для вашей Asana. Он состоит из кастомных модулей, которые дополняют базовые возможности платформы и помогают командам еще эффективнее работать над проектами и задачами компании.

1. Синхронизация дедлайнов
2. Шаблоны бизнес-процессов
3. Отчеты по сотрудникам
4. Улучшения интерфейса

Каждый модуль UnicornFlow был разработан по запросам наших клиентов, поэтому решает реальные проблемы команд в управлении проектами.

Кейс, как мы любим

Сложно убедить людей в чем-то очень очевидном. Можно рассказать человеку, что мы ходим ногами по земле, но если он спрашивает «Почему?», не сразу подберётся подходящий ответ.

‍

Так и в случае с Asana. Она на генетическом уровне меняет жизнь команды. Она открывает невероятные возможности для компании, которая выбрала своей целью – масштабирование и рост эффективности. Но как объять необъятное и в одной статье рассказать, как Asana делает это? Возможно, показав вам мнение одного из наших клиентов. 

Рассказывает Денис Балюра, основатель платформы Tomoru.

Мы пробовали Trello, Google-таблицы, даже пытались выстроить воронку производства в amoCRM. Ничего не прижилось. Мы дошли до того, что хранили информацию в Google-таблицах, задачи вели в Trello, общались по проектам в Slack и еще боролись с командой, которая норовила обсудить рабочие вопросы в личке в Telegram.

Потом я нашел видео, как вы в RocketSales управляете проектами. Я написал Константину Кузнецову, мы созвонились, он без проблем показал, как устроена ваша Asana и предложил нам командой пройти курс по управлению проектами.

Мы испытывали большую боль, когда нас было всего шестеро и у нас не было Asana. Теперь нас 26 и мы кайфуем, давление на команду снизилось и всё само полетело. Мы безболезненно выросли почти в 5 раз, потому что процессы начали соответствовать потребностям компании».

Такой вдохновляющий финал нашей статьи. Надеемся, этот финал станет началом вашего лёгкого и продуктивного пути создания эффективной системы управления проектами на базе Asana.