В 2021 году Asana реализовала возможность сбора аналитики на любом платном тарифе платформы. Так как абсолютно все задачи и проекты компании мы ведем в Asana, нас новый функционал заинтересовал. Мы поэкспериментировали с отчетами и собрали для вас 9 самых полезных по версии аналитиков RocketSales. Для удобства мы разделили эти отчеты на интересную аналитику для линейных сотрудников, проектных менеджеров и руководителей отделов.
Формирование отчетов в Asana
Как мы уже писали выше, отчеты доступны по умолчанию на любом платном тарифе. Вы можете довольно гибко выбирать параметры и задавать период группировки данных. И выводить нужные отчеты на общую доску аналитики в Asana.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a5289299ed7e00ef3a_q7piyreZJWxbH_Nx5z-yVUmSJqso8NkUW8RmexmzafUVcvEJLLqpkhzw4B4tF04dOUBx0o5mc_qJnnd6Str8Q2Dk46vXZv26ChJTQpvVebbs7jqUzd2-Ckh93PBvM6EZRYPIobJt%3Ds0.png)
Первое, что мы можем выбрать – по каким проектам собирать отчеты. В отчете могут быть данные по одному или сразу нескольким проектам, к тому же вы можете накладывать дополнительные фильтры и, например, выбрать все проекты с конкретным ответственным.
Важно понимать: в отчете вы сможете увидеть данные только по задачам и проектам, к которым у вас есть доступ.
Далее мы можем выбрать внешний вид отчета:
- Гистограмма,
- Кольцевая диаграмма,
- Леденцовая диаграмма,
- Число.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a51de0267bd9554a25_NbBpLTSnUCdLvaTD53OnPcOX35GnN4OJgHThsySLJJM2321sUlnofVInu8XgY3mjcRR2FD_YED9yCgvEIh2JCNdtu1FUpxqaeByecTmPh3B0S6mAeS8tt1LcPoH_xYfubM1rtncq%3Ds0.png)
Ось Y по умолчанию обозначает количество задач, но можно установить для нее значение любого кастомного поля с типом «Число».
Для оси X мы можем установить следующие значения:
- По исполнителю,
- По проекту,
- По любому кастомному полю с типом «Список»,
- По типу задач,
- По статусу выполнения (выполнена/не выполнена),
- По статусу задачи (просрочена, без даты, уже выполнена и пр.)
Самые интересные возможности нам открывает именно аналитика по кастомным полям. Об этом мы поговорим немного позже.
К базовым фильтрам можно добавить фильтрацию по подзадачам или по дате (дата создания или завершения задачи и срок ее выполнения).
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a5a60344e7686a580e_rz46KQ3B4Z98_vOGjn0gIZqFYKOEI6nr0zC7J0FM1ZPgkVNsea87945cBcQh5gGXdgirTxDIy1UVjgf_44PMvBCcTXi5taMlhINFVJKrd8LrWj0N-xV5kf26ohMc1ntRaDrhQv5z%3Ds0.png)
И здесь скрывается важное ограничение текущей аналитики в Asana: отчеты можно собрать за прошедшую неделю, две или любой другой период, завершившийся сегодня. Но нельзя выбрать конкретный месяц или конкретный период. То есть посмотреть, допустим, задачи, закрытые в феврале, нет возможности.
После того, как вы сформировали дашборд с отчетами, вы можете поделиться им с другими сотрудниками компании.
Глобально отчеты в Asana мы разделили на два типа:
- Состояние задач по сотрудникам,
- Общее состояние задач на текущий момент.
Asana дала пользователям хорошую возможность быстро оценивать объем выполненных задач, видеть просроченные, приоритезировать задачи в своих проектах. Но это все – про аналитику текущего состояния задач. Сбор данных по выполненным или предстоящим задачам в Asana ограничен невозможностью группировать данные по календарным месяцам. Хорошая новость в том, что если у вас есть потребность анализировать ежемесячную эффективность работы отделов, мы нашли для этого «обходной путь». О нем расскажем немного позже.
Отчеты для линейных сотрудников
Есть сотрудники, которые работают с личными задачами и досками. Аналитика нужна им в меньшей степени, но мы все равно от нее не отказываемся. Попробуем объяснить, почему.
Работа в Asana делает сотрудников более осознанными, формирует четкое понимание конечной и промежуточных целей. Сотрудник знает, какие задачи он должен выполнить сегодня, завтра или через неделю. Как существенный бонус – осознанный сотрудник прозрачно и четко ведет проекты. И возможность анализировать собственную эффективность становится еще одной ступенью на пути к качественной работе команды.
Итак, какие отчеты в Asana будут полезны линейным сотрудникам:
1. Количество незавершенных задач по приоритету
Данный отчет показывает все незавершенные задачи, разделяя их на высокий, средний и низкий приоритет. На диаграмме мы видим, что есть 5 незавершенных задач за период, две из которых имеют высокий приоритет. Это значит, что на выполнение этих задач нужно направить усилия в первую очередь.
Для реализации этого отчета предварительно нужно завести отдельное кастомное поле «Приоритет».
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a501138e445284edda_EQ04a8TJ-0qzsv_lxr4ze19HYSGL1btgXn2-k-J7NHKBdzKKprxmb2HtjbihJdC6-FyiqM_ys21-wj_9TSzVzHs7niuOGsupBGlWsMXEyFKiGT0rxmrhdAggZK0uR38FqYt-J-gx%3Ds0.png)
2. Количество закрытых часов за период
Этот отчет поможет понять, какой объем часов составляют закрытые за период задачи. Такие данные будут полезны, например, если в компании есть дополнительная мотивация за отработанные часы или если необходимо оценивать нагрузку каждого сотрудника.
Для реализации этого отчета нужно вести поле «Часы» в каждой задаче.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a5c0e042e1bde6b6f4_OLtiBbkT9h-pHLAZk99ladqAMyIMyynSwZQKmO7T4BbSkV7Vo10fWIYH8UOwc1J1nKZCxZxKx35hY2-ZiZ8CYTj3oKtcOe5OBW9FNn_-ucaw2Upk4izv6Wftq7NCxdEIZaEiqiBL%3Ds0.png)
Отчеты для проектных менеджеров
1. Просроченные в моих проектах задачи
Ключевой фокус проектного менеджера – контроль качества и сроков выполнения задач в каждом его проекте. Отчет позволяет увидеть, сколько просроченных задач сейчас есть, кто за них отвечает и какие именно это задачи.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a54854461b52f067e4_8jHpdXKpv4g010GomDynJpqzM3VGJ8Tc4STTHC8H_lzIqfHNiVSZ5GWo0wEUe3WuFI1HZ-NPTQPOzG4d8IKI0Yo76amlST8pWpE7pEu2o-ghtKBwbzE6nWgSlQpOAzD9kDJKOAAR%3Ds0.png)
2. Закрытые в моих проектах задачи
Этот отчет поможет быстро оценить объем выполненных работ и динамику реализации проекта.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a518bdf441d2e22fbe_b6tU8-PNudHGP9AyWIfhxfURD3UZ7wlcFFFL-OrI6VNVaRl7VyLjia1pJuT6wvN6UcXoLYjkA6lUzIe0XarV2nKQN0hyVvey_kv_h0gaDLBBpwl7l25089TJnNIGWBNjLRBmwGtD%3Ds0.png)
3. Задачи в моих проектах, запланированные на ближайшее время
Если в проекте много исполнителей, быстро теряется нить актуального состояния задач. Взят ли в работу новый пул задач? Успеем ли мы реализовать проект в срок? Какой объем работы команда планирует выполнить за предстоящую неделю? Этот отчет поможет понять, чем будут заниматься ответственные за задачи проекта сотрудники и скорректировать их фокусы при необходимости.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a5ced5e5b47aba9ad7_zUJAdW5R3X9bUUePXVQt4guqANxnvPmkMrPMl9Efzlfrka_uIZNN-I4vywhSLhwC59aBES5fDv1V-0H7fMvNy8PmE2Jrcj883vcTEq8CUsBguG43PaxSmEpQVvC6NbE-Wgm6TWgc%3Ds0.png)
Отчеты для руководителя отдела
Каждый из этих отчетов кажется нам ценным, но довольно очевидным.
1. Просроченные задачи отдела
Сколько задач просрочили сотрудники отдела? Кто это сделал? Какие это задачи? У руководителя есть возможность быстро реагировать на проблемные ситуации и помогать тем сотрудникам, которые в этом нуждаются.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a52c329b7394652400_JYLE2o4NvV50KGjI4-8EuW9LfA-O5s5fSy_74wz1y0M-wXJ7-Y883Jql5jknzxxeJzROr9CqDvKsfm-z_MJUk3or0UI2FD4IXs67LKX1UDxB4Gq6r6lj1SGhzf5FXWizRUJn72_3%3Ds0.png)
2. Текущее состояние задач отдела
Сколько задач сейчас в работе, уже завершено, заблокировано, находится на этапе проверки. Этот отчет дает сводную информацию по всем задачам отдела.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a5dd88bfcf4bd533f4_pSfy3Ux28IDvBRsHwTADH3VVoc49gx6h4xTCDkiWN3iD-V2FhOjCcqkVtr8-2xweFFC5B1OibEVW85XJpVQc8H_tiW5DtK9lf3Ngu1ggtdgYeGrNS6bMrE4q3X2oS6poJ5ZWlM5_%3Ds0.png)
3. Закрытые задачи по месяцам
Это тот самый чит-код, о котором мы писали выше. Встроенная аналитика в Asana не дает возможности группировать данные по календарным месяцам. Мы в RocketSales работаем с задачами по ежемесячным спринтам. То есть каждый проект разделен на секции, названные в соответствии с месяцами. Вы можете выбрать задачи из определенной секции (месяца) и собрать аналитику именно по ним.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613085a51de026aa10554a26_9hTutF_6dtH1cTCT_TaL_yr1UAIni4ZqOHkMNkxp9PD-jUWrw3fdwneRvqakAC3il9wFQW0WdqdVx4_lbh2s4kscLx64BGEPZuzPeARaNyNVw5onp4SymqJP_dj5STHP8O8qKHFZ%3Ds0.png)
4. Количество закрытых отделом часов за период
Этот отчет показывает, сколько часов заняли закрытые отделом задачи. Данные помогают оценить результативность отдела и сделать прозрачным подсчет мотивации за закрытые задачи.
![](https://cdn.prod.website-files.com/5be5944c520fa6131205dac1/613209a49d7757535550d5a7_2021-09-03_14-01-43.png)