4 подводных камня Agile-трансформации

‍

Методология Agile появилась около 20 лет назад. Гибкая, направленная на прозрачную, эффективную коммуникацию, синхронизацию команды, оптимизацию затрат. Основная цель Agile-трансформации — ускорение поставок и выхода продуктов на рынок. Исследование ScrumTrek показало, что у 47% респондентов это получилось еще при тестировании пилотной версии новой системы. Но в Agile-трансформации есть 4 подводных камня, о которые стремительно разбиваются все стратегии внедрения. Мы споткнулись обо все и решили рассказать о своем опыте.

Предисловие

Важно сказать, что это не мануал по внедрению, не статья об основах Agile. Здесь вы не научитесь внедрять методологию за 10 понятных шагов. Если ваша цель в этом, лучше пройдите наш практический курс по Agile из 8 занятий. 

Эта статья поможет тем, кто уже понимает основу методологии, избежать сложностей, о которых не пишут в учебниках. Потому что это честный опыт малого представителя IT-бизнеса. 

Мы выбрали Agile 5 лет назад еще на старте компании, как способ цифровой трансформации и оптимизации внутренних процессов. Agile часто привлекает команды, которым путь к результату не менее важен, чем его достижение. Мы в RocketSales много работаем не только в процессе, но и над процессом. Стараемся делать все лучше, быстрее, легче. Поэтому выбрали философию Agile, основанную на умении подстраиваться под непредвиденные обстоятельства, быть гибкими и открытыми к новому. 

4 камня, о которые мы споткнулись в Agile-трансформации

Agile действительно рабочая методология в руках умелого управленца. Но при неправильном подходе он становится обузой. Сотрудники сначала удовлетворяют запрос собственника, выполняя бессмысленные на их взгляд ритуалы, а потом по-старинке идут решать свои задачи. В итоге у топ-менеджмента нет реальной картины прогресса проектов, а у команды нет инструментов, которые бы помогали эффективно решать задачи. 

Сложно приучить команду работать в рамках неудобной системы управления проектами. Если это все же получилось, еще сложнее сломать всю систему и построить правильную с нуля. Это как кости, которые срослись неправильно. Придется ломать и соединять по новой.  

Внедрить гибкое управление проектами компаниям из всех отраслей мешают практически одни и те же факторы: 

1. недостаточный опыт, 
2. хрупкая корпоративная культура, 
3. непродуманное обучение, 
4. низкий уровень сотрудничества внутри компании.

Давайте остановимся подробнее на каждом из них.

Камень №1. Недостаточный опыт или внедрение по учебнику

Agile в небольших компаниях часто начинается со Scrum. А Scrum – c этой книги: 

Книга отличная, но Джефф Сазерленд вряд ли предполагал, что ее будут использовать как единственный источник знаний про Scrum. Что случается в компании, топ-менеджер которой прочитал эту книгу? 

1. Сначала ее в обязательном порядке получают к прочтению все сотрудники
2. Потом самый ответственный человек с нормальным почерком назначается скрам-мастером
3. Каждый получает задание перенести рабочие дела на стикеры и наклеить на большую доску
4. Выбирается время для ежедневных пятиминуток, на которых команда недовольно смотрит на растерянного скрам-мастера со стажем в пару дней. Потому что всем нужно работать и очень некогда расклеивать разноцветные стикеры в угоду топ-менеджменту. 

Одна из ошибок неопытных Agile-внедренцев в том, что они пытаются вырвать зуб пассатижами. Или покрасить стены кисточкой для бровей. Назначение пассатижей – вырывать, но не зубы, а гвозди. А кисти для бровей – красить, но, уж понятно, не стены. Инструмент вроде применяют по назначению, но без учета потребностей процесса. 

Мы, как и многие, пытались идти от инструмента. Клеили стикеры на Scrum-доску, использовали Kanban для управления задачами. Этапов на наших досках становилось все больше. И как только менялась одна переменная – появлялся внешний подрядчик, требовалось дополнительное согласование с клиентом и т.д. – весь процесс становился непригодным. 

Одна из главных вещей, которую мы поняли за 5 лет – все нужно пропускать через призму здравого смысла. Теперь мы ищем свои подходы к системе управления проектами и смело меняем то, что не нравится команде. Мы перестали использовать стикеры, бейджи, отошли от идеи с Kanban доской даже в электронном формате. Как только появилось сопротивление частым собраниям, мы поменяли установку и сделали координацию еженедельной. Исчезло отторжение, команда увидела, что цель внедрения методологии – помочь им легко справляться с поставленными задачами. 

Камень №2. Хрупкая корпоративная культура

До 2020 года корпоративная культура RocketSales представляла собой классические правила и принципы работы компании. Не опаздывать, общаться вежливо, строить долгосрочные отношения с коллегами и клиентами. В прошлом году мы много времени уделили внедрению новой корпоративной культуры, важной частью которой стали понимание своей роли в миссии компании, уважение и требовательность к себе и остальным коллегам. 

Если в компании не принято давать обратную связь, обмениваться инициативами или прозрачно вести свои проекты, внедрить проектную методологию, основанную на всем этом будет сложнее. 

Мы вписали рабочие инструменты в признанную командой инфраструктуру и показали, как качественная система управления проектами улучшает качество нашей деятельности. 

Камень №3. Непродуманное обучение работе с новой системой

Это сейчас мы научились легко вдохновлять на Agile новых сотрудников. На первых этапах мы не придавали много значения разговорам с командой. Вот методология и, поверьте на слово, она работает. Но если оставить сотрудника один на один с незнакомыми инструментами, он, скорее всего, в них «закопается». 

Поэтому важно сделать систему обучения хотя бы трехступенчатой: 

1. Организованная презентация.
   Когда один из ключевых сотрудников с существенным социальным весом в компании рассказывает коллегам, как это будет работать и почему это принесет пользу. «Продает» новую систему команде, отрабатывая возражения. 
   ‍
2. Регламентированное обучение.
   Мы создали последовательный процесс, по которому сотрудник идет самостоятельно под дружеским наблюдением своего руководителя. Полезные видео об инструментах, организационная схема компании, правила постановки задач другим отделам – база знаний, помогающая каждому новому сотруднику понять, как и что делать.
   
   Для управления проектами мы используем платформу Asana. В ней мы организовали процесс введения новых сотрудников в должность. Раньше каждый пришедший в компанию специалист проходил адаптацию по уникальной методологии «Что вспомню, то расскажу». Это отнимало время у кураторов и снижало эффективность того, кто пытается влиться в процессы компании. Сейчас у нас есть готовый проект для ввода в должность, адаптированный каждым отделом под их особенности.
   ‍
3. Регулярное повышение квалификации.
   Выходят релизы новых инструментов, меняются потребности команды, важно всегда сопоставлять текущие бизнес-процессы с эталонными, которые вы заложили как ориентир в самом начале. И не бояться возвращаться к пунктам 1 или 2, если вы видите, что до идеала еще далеко. 

Камень №4. Низкий уровень сотрудничества внутри компании

За 5 лет мы сменили 4 отдела маркетинга и столько же отделов разработки. Мы вели доски, путались в приоритетах задач. И, самое страшное, никто не знал, чем занимаются остальные. Мы подумали, как показать всем объем работы, выполняемой отделами? Как сделать влияние каждого действия сотрудника на финальный результат прозрачным? 

Мы ввели в практику большие годовые итоговые планерки, а также регулярные дайджесты новостей. Все остальное за нас сделали Agile и Asana (ну, ладно, Asana мы интегрировали с TimeDoctor, чтобы показать, сколько человек и как долго работали над каждой конкретной задачей). И постановщики задач, и их исполнители увидели, сколько людей участвует в поиске решения и в его реализации. Мы получили прозрачность и спокойствие. 

Преимущества Agile для малого и среднего бизнеса 

Жизнь предпринимателя полна неопределенности: сегодня пришел новый квалифицированный сотрудник, а завтра уволятся двое, внезапный кризис почти разорит компанию или же вы станете ведущими специалистами в стране, прибыль вырастет или упадет. Десятилетия существовало убеждение, что для развития бизнеса необходимы план и нерушимая стратегия. Но стратегия – это не волшебная пилюля и не универсальный инструмент. Предусмотреть все невозможно. Нужно расставить приоритеты, но в условиях нестабильности и постоянной переменчивости обстоятельств важно быть готовым внести коррективы. 

Гибкость Agile-методологии дает компаниям следующие преимущества:

1. Антихрупкость
   Модное слово 21 века. Представьте себе хрустальный бокал. Красивый, утонченный, совершенный. До тех пор, пока условия внешней среды позволяют ему таковым быть. Поставьте его среди других бокалов, прижмите чуть сильнее и «дзынь»… Можно выбрасывать осколки. С компанией та же история. Можно выстроить что-то грандиозное, но при замене одной даже незначительной переменной, сломается вся формула. Так случилось в 2020 году, когда из-за пандемии весь мир был вынужден резко сменить формат работы с офисной на удаленную. Все регламенты, контролирующие процессы, коммуникации посыпались в один миг. Но часть компаний уже имела гибкую IT-инфраструктуру, которая позволила быстро перестроиться и продолжить деятельность без потери эффективности. Мы в RocketSales спокойно оповестили сотрудников, что с завтрашнего дня переходим в удаленный режим. Во время локдауна ни одно подразделение не стало работать хуже, а были и те, кто стал использовать время продуктивнее. 
   ‍
2. Вовлеченность команды
   Люди и отношения между ними – основополагающий принцип коммуникации в Agile. Сотрудничество, положительный настрой, готовность к изменениям, человеческие отношения – все это вышло на первый план. Сотрудникам важно, чтобы их слышали и знали. Когда они видят, что их инициативы внедряют, они еще активнее генерируют положительные изменения. Это особенно важно на современном рынке в любой сфере: если не будете меняться вы – заменят вас.
   ‍
3. Осознанный подход к задачам
   Agile –  это четкое понимание конечной и промежуточных целей. Сотрудник знает, какие задачи он должен выполнить сегодня, завтра или через неделю. Внезапный переход на удаленную работу не остановит процессы, люди все равно будут знать, чем заниматься. 

Как существенный бонус – осознанные сотрудники прозрачно и четко ведут проекты. Даже если кто-то из них уволится, вы все равно будете понимать, выполнение какого объема работы нужно обеспечить, чтобы прогресс не останавливался. Потому что список задач на ближайшие пару недель актуален и готов. 

Но как понять, что Agile внедрен? 

Три года назад мы не были Agile. Совсем. Сейчас мы можем сказать, что управляем проектами по методологии Agile. Хотя всего 50% наших процессов подчиняются ее принципам.

Определить конкретный момент, когда компания заработала по методологии, трудно. Если вы проводите ежедневные стендапы, раздаете бейджи, часто выпускаете новый продукт, можно ли сказать, что вы в Agile?

Первым знаком того, что Agile «прижился», будет умение подстраиваться. Если ваша команда не падает в обморок при смене курса или изменении входных данных, если сотрудники тут же подхватывают новые условия задачи и корректируют ход действий, значит все работает.

Второй признак – фокус на решении задач. Дел всегда больше, чем ресурсов на их завершение. Важно не перегрузить человека, не задавить его срочными задачами. Как с этим справляется Agile? Существует Definition of Done – критерий готовности, конкретная договоренность внутри вашей команды. Принимая задачу или открывая новый проект, сотрудники должны определить измеримые критерии, по которым будут оценивать, выполнена ли задача.

Третий признак – умение адаптировать методологию под потребности команды. На старте вы неизбежно будете использовать много практик. Это обязательная часть процесса. Представьте строительные леса. На первом этапе бригаде без них не обойтись, но когда дом построен, в них больше нет необходимости. Нужно убирать то, что уже сыграло свою роль. Так и в Agile, когда вы попробовали все практики, вы в полном праве решить, с чем комфортнее работать вашей команде. 

Послесловие

В жизни постоянно происходят аномалии: в делах, задачах, проектах, финансах, стратегии и планировании. Невозможно просчитать все ходы заранее. Единственный способ быть на плаву – не ломаться под воздействием внешней среды, а адаптироваться под нее. 

Agile заполняет пространство, меняет форму вместе с ним. Нужно немного терпения и последовательности. Ваша команда непременно оценит преимущества Agile, главное подобрать правильный софт и продолжать ставить здравый смысл во главу угла! Удачи!