Экстренный переход из Asana на Pyrus после блокировки

Готовы к очень страшной истории? Asana по ошибке заблокировала аккаунт компании «Ангстрем» без объяснения причин. 

‍

«Ангстрем» – научно-производственное предприятие, которое специализируется на разработке и производстве профессионального электротехнического оборудования и цифровых электролабораторий. Система управления проектами в такой компании – это сложная инфраструктура портфелей, огромный объем информации, договоренностей и дедлайнов. Что делать, когда в один момент все задачи команды стали недоступны для просмотра и даже для восстановления?

‍

С командой ROCKET «Ангстрем» сотрудничает в рамках сопровождения amoCRM, плюс, не так давно мы проводили для них аудит системы проектного управления в Asana. Нужно было принять срочное решение по переносу бизнес-процессов и проектных работ в другую систему. Выбор пал на Pyrus, отечественный сервис, стабильно работающий с 2014 года.

‍

С начала блокировок зарубежных сервисов на территории РФ, мы рассматривали различные системы для проектного управления: Trello, Kaiten, Yougile, Мегаплан и другие. Но наиболее подходящим под бизнес-процессы клиента оказался именно Pyrus. Приятный факт – Pyrus качественнее закрывал потребности компании, а лицензии на его использование оказались дешевле в 3,5 раза (279 рублей за пользователя в месяц вместо 1 000 рублей у Asana). 

‍

Чем хорош Pyrus?

‍

• Проекты в нем можно вести, как гибко пользуясь досками и списками (проектами), так и достаточно жестко фиксируя этапы посредством форм и строгой маршрутизации процесса. Система подходит не только для управления проектами, но и для управления целыми бизнес-процессами.
• Можно автоматизировать процессы без дополнительных IT-затрат. Например, настроить индивидуальную логику обработки необходимых полей, чтобы платформа обеспечивала бизнес-процессы конкретной компании без вложений в кастомные решения.
• Есть полноценная история действий по проекту. Этим могут похвастаться очень немногие системы. Если история действий отсутствует, сотрудник может удалять задачи и информация об этом нигде не отразится. Удаление может произойти как намеренно, так и случайно, без оповещения о событии. 

Как происходил перенос процессов проектного управления в Pyrus? 

Даже размеренная и запланированная смена ключевого рабочего инструмента – большой стресс для команды и риск для компании. А вдруг новая система «не взлетит»? А когда миграция вынужденная, связанная с экстренной блокировкой без возможности восстановления данных, это не просто стресс, а СТРЕССИЩЕ (как шутят в одной известной рекламе).

‍

Команда «Ангстрем» принялась ускоренно изучать функционал Pyrus, а бизнес-аналитики ROCKET начали выстраивать бизнес-процессы проектного управления в Miro. Начали с серии аудитов: важно было воссоздать реальный процесс коммуникаций и спроектировать его в Pyrus, чтобы после внедрения механизм продолжил работать. 

Работа разделилась на четыре этапа: 

• построение организационной структуры, 
• создание справочников для работы, 
• создание списков и досок для проектов, 
• настройка форм и паттернов для работы по гибким методологиям. 

Сначала в Pyrus была воссоздана организационная структура компании, созданы списки задач по проектам, перенесены все коммуникации по процессам. 

Далее мы создали справочники для работы. Они позволяют добавлять в формы каталоги товаров, перечни контрагентов, списки проектов и так далее. Удобно, к примеру,  быстро выбирать из выпадающего списка клиентов, того, над проектом которого работаешь. 

Третий шаг – создание проектов (списков и досок для отделов).

И последнее: формы и запущенный бизнес-процесс. Весь бизнес-процесс компании разделили на 11 форм. Форма в Pyrus – это набор полей и правил маршрутизации, которые описывают бизнес-процесс. 

Проект идет по набору правил, который называется маршрутизация. Каждому этапу маршрутизации можно задать название, а также правила, по которым на этот этап добавляются участники. Проект дошел до этапа согласования логистики – процесс автоматически завершил работу в одной форме и запустил работу в другой форме, передав туда необходимые данные. 

‍

Для каждой формы мы разработали свой маршрут и шаблон с полями для заполнения , например: 

После формирования шаблона и построения маршрута формы, мы перешли к добавлению ролей в бизнес-процесс. Роли нужны, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда отсутствует ответственный на этапе сотрудник (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.). С этой целью вместо конкретного сотрудника на этап назначается роль, состоящая из этого сотрудника и его заместителей.

‍

Кроме форм были созданы списки для работы по гибкой методологии. Например, чтобы вести внутренние задачи отделов.

‍

Итог внедрения

За 20 рабочих дней мы воссоздали с нуля и улучшили систему проектного управления нашего клиента. Произошедшая блокировка оказалась даже на руку, так как Pyrus имеет более широкие возможности по строгой маршрутизации проектов и выигрывает у других сервисов по стоимости. 

‍

Вот, как оценивают Pyrus сотрудники «Ангстрем». Рассказывает Антон Головленков, руководитель инжинирингового центра:

‍

«У системы, как и у всего в мире, есть свои плюсы и минусы. Например, возможность создания формы и ведения проекта по строгим правилам. Маршрутизация – это вещь, она делает работу команды четкой, упорядоченной, минимизирует ошибки и бездействие. Но иногда это становится минусом – не позволяет гибко работать при отступлении от правил.

‍

Структура организации – отличный инструмент для понимания штатного расписания. Сущность «Сотрудники» – еще одна фишка, удобная для хранения общей информации (телефоны, адреса и т. п.). Хорошая задумка – роли: разные люди, находящиеся в одной роли, могут помочь довести задачу до результата, если у коллег возникли сложности. При этом нужно всего один раз создать роли, указать в них сотрудников и вуа-ля. 

‍

Из минусов – списки не очень удобно отсортированы в левой области, их нельзя сгруппировать. К сожалению, нет диаграммы Ганта. Графическая интерпретация обычно более наглядна. К тому же, трудно вести аналитику по сотруднику, если его задачи составлены не по форме».

‍

Несмотря на недостатки системы, команда «Ангстрем» признает, что работать в Pyrus им даже более удобно, чем в Asana. Не потому, что Asana плохая – просто Pyrus больше ориентирован на сопровождение процессов проектного управления в этой сфере. Мы можем провести презентацию возможностей Pyrus для вас и вашей команды бесплатно. Просто оставьте заявку в форме и мы выберем удобное время!