Asana для управления маркетинговым агентством

Платформу Asana используют компании по всему миру. Каждый день в ней ставят цели и выполняют задачи сотни тысяч сотрудников автосалонов, маркетинговых агентств, металлообрабатывающих заводов, детских парикмахерских и так далее. Во многих сферах бизнеса у нас уже есть опыт внедрения Asana. Плюс, мы с интересом наблюдаем, как участники обучающего курса по управлению проектами интегрируют Agile в свои бизнес-процессы. Поэтому мы решили создать серию универсальных кейсов о том, как команды конкретной специфики организовали свою работу в Asana. 

‍

В этих статьях вы не увидите шокирующих «до» и «после» или длинного перечня проделанных нами работ, хотя внедрение Asana осуществлялось силами команды RocketSales. Здесь только принципы проектного управления компании из конкретной бизнес-сферы. Краткая фиксация самых актуальных потребностей компании и демонстрация их реализации в Asana. 

Первый кейс, который мы приготовили для вас – управление проектами маркетингового агентства в Asana. 

Специфика деятельности маркетинговых агентств

Мы – не маркетинговое агентство, но на опыте нескольких внедрений Asana в их бизнес-процессы, убедились, что это очень многоярусная сфера. Полносервисное производство, которое зачастую включает:

1. создание и активацию бренда,
2. диджитал-стратегию,
3. Influence-маркетинг,
4. видеопродакшн,
5. SMM-стратегию. 

‍

Нужно коммуницировать внутри своей команды, между командами разных направлений, с подрядчиками своей команды, с подрядчиками других команд, с заказчиками.

Важно

1. четко разделять, кто за что отвечает в проектах по комплексному маркетингу для клиента,
2. иметь возможность быстро подключить компетенции людей из других подразделений,
3. заранее просчитывать сроки для всех задействованных сотрудников, так как от этого зависит соблюдение дедлайна. 
   

Структура маркетингового агентства в Asana

Чтобы описанная далее структура была для вас понятной, поговорим о пирамиде ясности, которую разработали в Asana. 

Это, собственно, пирамида ясности. Она помогает синхронизировать работу рядовых сотрудников со стратегией руководителей и направить деятельность команды на следование миссии.

‍

Миссия (mission) определяет наши цели (objectives). Список целей (objectives) трансформируется в портфели проектов (portfolios) – совокупность проектов, над которыми мы трудимся для достижения целей. Портфели (portfolios) делятся на конкретные проекты (projects), а проекты декомпозируются на задачи (tasks). Так складывается Пирамида ясности – последовательность приоритетов, которая помогает ориентировать всю совместную работу компании на выполнение миссии. В этом кейсе мы будем разбирать процессы на уровне Портфелей, Проектов и Секций. Портфель включает в себя ряд Проектов. Проект – это пространство для Задач, разбитое на Секции. 

Пример: 

Есть портфель «Интернет-продвижение». 

Внутри него могут быть проекты: 

1. Продвижение в соцсетях
2. Проведение вебинаров
3. Раскачка YouTube и пр.
   

Открываем любой из проектов. Видим список задач, разделенный на секции. Мы в RocketSales ассоциируем секции со спринтами, поэтому делим их по месяцам: 

1. Январь 2021
2. Февраль 2021
3. Март 2021 и пр.

Некоторым нашим клиентам удобнее делить секции не по месяцам, а по типу соцсети, например: 

1. Facebook, 
2. Instagram,
3. VK,
4. TikTok и пр.

Итак, как может выглядеть структура проектов и задач маркетингового агентства в Asana? 

Обязательные портфели

Как мы уже выяснили, портфель – это группа проектов, направленных на достижение конкретной цели. Для маркетингового агентства список портфелей может выглядеть вот так:

1. Внутренние проекты
2. Клиентские проекты
3. SMM
4. Digital Production
5. Design
6. Финансовые проекты
7. HR Brand
   

Портфель внутренних проектов компании

В группах этого портфели решаются общие корпоративные вопросы и ведется регулярная деятельность компании. О чем должны думать в маркетинговом агентстве, чтобы оно функционировало? 

Клиентский сервис
Дни рождения клиентов, сверки, работа с конфликтными ситуациями, требующими лояльности компании.

‍

Корпоративная культура
Деятельность, направленная на развитие культуры компании. Там могут быть как дни рождения сотрудников и корпоративные выезды, так и постеры для офиса, конкурс «Мисс Бухгалтерия» и вообще все, что вы придумаете.

База подрядчиков

1. блогеры,
2. дизайнеры,
3. разработчики, 
4. моушн-дизайнеры,
5. любые люди, чьи услуги рано или поздно понадобятся маркетинговому агентству

‍

Обеспечение офиса
Рабочие места, инвентаризация, закупка кофе-машин – все сюда.

‍

Еженедельные планерки
Очень интересный процесс для таких агентств. Системность – это то, чего часто не хватает креативным командам. Специальный проект помогает распределить и зафиксировать обязанности прямо на планерке. Такой проект может находиться в любой команде, как в общей по компании, так и в каждом отделе. При данной структуре совещания становятся более прозрачными, а задачи никогда не пропадут и точно будут доведены до результата.

Портфель клиентских проектов

Каждый новый клиент = новый проект в Asana. Удобно, что можно автоматизировать создание проекта в Asana прямо из CRM-системы и сразу заполнить его стандартными задачами и данными клиента из CRM. 

Даже если не настроено автоматическое создание проекта в Asana из сделки в CRM-системе, можно создать шаблонный проект по работе с новым клиентом.

Менеджер создает копию этого проекта перед встречей с клиентом, не тратя время на заполнение типовых задач и создание секций. Вписывает название компании, назначает ответственных за первые задачи, расставляет актуальные дедлайны и презентует проект клиенту.

Так менеджеру требуется 10 минут на заполнение проекта, а клиент получает полную прозрачность по работе над проектом. 

В проекте каждого клиента параллельно ведется множество процессов, ведущих к его успешной реализации. Каждый процесс можно оформить в виде секции: 

1. Диджитал стратегия (задачи по SMM, продвижению в Tik Tok)
2. Креативы
3. Документооборот
4. Манифест бренда
5. Проект Лето 2021
6. Сайт
7. POS материалы
8. Clubhouse
9. Email стратегия
10. Тендеры
    

Внутри каждой секции – задачи. С ответственными, дедлайнами, приоритетами и статусами. 

Портфель HR Brand

Процесс, универсальный для большинства компаний. Нужно искать и адаптировать сотрудников, согласовывать дни отпуска, работать с имиджем компании. Наличие портфеля HR в Asana ценно тем, что каждый из процессов становится системным, удобным и эффективным. 

‍

Кроме проектов График отпусков, Работа с отзывами сотрудников, Работа с имиджем компании, есть интересные проекты по поиску сотрудников и онбордингу.

Поиск сотрудников
Поиск сотрудника – типовая задача. Чтобы найти его, нужно описать его портрет, предполагаемые обязанности, опубликовать вакансию и начать отсматривать кандидатов и отклики. Шаблон задачи с описанными подзадачами внутри сильно упрощает работу кадровым специалистам.

‍

Выход сотрудника Onboarding
На наш взгляд, абсолютный must have для любой компании. Новый сотрудник в первый рабочий день получает доступ к проекту «Ввод в должность», где поставлены последовательные задачи на знакомство с компанией и плавную адаптацию.

‍

Кастомные доработки

Маркетинговое агентство – команда, где к выполнению одной и той же задачи подключается минимум 2-3 отдела. Плюс, это компания, в которой ответственность перед клиентом максимально высока: каждый продукт, который они производят – это индивидуальный заказ. Его нужно выполнить качественно и в срок. А это зачастую возможно, только если команда правильно замотивирована на результат. 

Учет затраченного на задачу времени

В агентствах, для которых мы реализовывали внедрение, мотивация была построена на количестве качественно выполненных и закрытых в срок задач. Каждая задача оценивалась в человекочасах. Для учёта времени, затраченного на проекты/задачи времени был внедрён сервис Everhour, чтобы можно было понять, кто и сколько времени потратил на выполнение каждой задачи.

Рядом с каждой задачей вы видите кружок и число. Число отражает количество фактически затраченных часов. Кружок сначала заполняется зеленым цветом, но, чем меньше часов остается на реализацию задачи, тем краснее он становится. Вы можете открыть задачу, навести курсор на шкалу времени и увидеть, кто, когда и сколько работал над задачей, прежде чем она была закрыта. 

Автоматизация совместной работы над проектами

У каждого отдела в компании есть свой проект в виде списка задач. Так он выглядит в Отделе Маркетинга RocketSales 

В одном из проектов внедрения Asana (а затем и для себя) мы автоматизировали процессы совместной работы над проектами разных отделов с помощью кастомных правил. Теперь при назначении задач на разные отделы, задачи автоматически отображаются на досках отделов. Данная настройка позволила сократить время на синхронизацию работы внутри компании.

Но даже без кастома все не так просто

Даже базовые возможности Asana нужно использовать правильно. Проектирование бизнес-процессов клиента всегда занимает гораздо больше времени, чем техническая реализация. Но нелегкий процесс однозначно стоит потраченных ресурсов. Asana не просто так стала самой популярной системой проектного управления во всем мире. И для команд из 5 человек, и для корпораций из 5 000 сотрудников системный подход к управлению проектами и задачами мгновенно дает видимый результат. 

Один из клиентов, прошедших наш обучающий курс по управлению проектами в Asana, очень точно описал суть этой трансформации: «Если у тебя новая мысль рождается быстрее, чем реализовывается предыдущая. Не понимаешь как оставаться в фокусе. Хочешь научиться управлять не только своими делами, но и работать в целеориентированной команде. Как выстраивать проекты и иерархию тасков, скрамить, не платить много, найти соучастников для внедрения в своей команде, не тратить кучу времени на мануал, привить культуру не спамить в мессенджеры и не выгружать на вечно теряемую салфетку, и многому другому научат ребята».

‍