amoCRM для онлайн-сервиса по организации событий

Вели amoCRM самостоятельно – провели аудит – внесли изменения – получили результат. Про этот путь, шаги, предпринятые на дистанции в 3 месяца и динамику метрик компании – в нашем кейсе.  

‍

О проекте

‍

Сервис, который обратился к нам за аудитом amoCRM, позволяет публиковать информацию о предстоящих событиях и продавать на него билеты. Создание лендингов, форм регистрации, ведение списка участников, аналитика продаж.

‍

Формат сотрудничества с ROCKET: сопровождение amoCRM в течение трёх месяцев.

Аналитик отдела сопровождения ROCKET: Виктория Гореленкова.

‍

Что было в amoCRM до начала сопровождения

‍

Дата старта работ по проекту — 1 ноября 2022 года. Что мы выявили на этапе аудита?

‍

Системные (логические) ошибки

1. Не настроена автоматизация воронок. Это значит, что менеджеры самостоятельно определяли, когда переводить сделку на следующий этап и какие действия по ней совершать.

2. Большое количество сделок без задач и просроченных сделок:

• 4,5 тысячи сделок без задач на сумму более 200 миллионов рублей,
• большое количество просроченных сделок на сумму более 85 миллионов рублей.

Сделки без задач и просроченные сделки – самая частая ошибка, на которой компания теряет деньги. С клиентами, по которым нет задач или есть просроченные задачи, нужно работать в первую очередь, так как это одна из самых простых и быстрых точек роста компании. Люди уже с вами, нужно просто помочь им оплатить счет.

При этом довольно часто с этой категорией сделок никто не работает, а рост продаж компания пытается осуществить за счет привлечения новых платных лидов.

‍

3. Выявлено зависание сделок на этапах более двух месяцев (что является средним циклом сделки).

4. Наличие устаревших и неактуальных воронок, которые захламляют CRM-систему.

5. Сделки на 6 миллионов рублей просто зависли на первом этапе и не двигаются по воронке.

6. Неактуальная аналитика не дает возможности влиять на метрики отдела продаж.

‍

7. В системе найдено около 5 000 дублей контактов и компаний, что приводит к потере задач по клиентам и захламляет систему.

‍

8. Сотрудники переносят сделки на активные этапы назад из уже закрытых этапов и «перепрыгивают» важные этапы сделок.

Технические ошибки в amoCRM

1. Триггеры внутри воронок не работали, так как условия в них были удалены.

2. Большой процент подключённых к CRM почтовых ящиков был некорректным, письма клиентам не отправлялись, а ответы на них не доходили.

Полная чистка amoCRM под руководством аналитиков ROCKET

‍

Иногда быстрее и эффективнее начать с нуля, чем править процессы, выстроенные по неверной методологии. Так как клиент имеет профессиональный тариф в amoCRM, мы приняли решение полностью скопировать amoCRM в Excel и провести чистку CRM-системы.

‍

Безусловно, важно было не останавливать бизнес-процессы компании. Поэтому реализация технического задания и глобальная чистка системы должны были уложиться в два рабочих дня. Как только amoCRM компании стала совершенно пустой, начались работы:

‍

1. Мы проверили работоспособность внешних интеграций.

‍

2. Создали новые воронки под актуальный бизнес-процесс («Реклама» и «Продажа»).

‍

3. Перенастроили поля сущностей (изменение полей).

‍

4. Настроили ключевые автоматизации, задачи на смену ответственного, процессы распределения сделок и автоматизацию при заполнении (например, после выбора причины отказа сделка автоматически перемещается на этап «Закрыто и не реализовано», независимо от текущего этапа).

5. Установили и настроили виджет «Настройка отделов», разработанный в ROCKET, чтобы неактуальные поля автоматически скрывались на нужных этапах и определенные группы полей не были доступны для редактирования.

‍

6. Установили и настроили виджет «Обязательный следующий шаг», разработанный в ROCKET, чтобы сделки не оставались без задач, а клиент – без внимания.

‍

7. Установили и настроили виджет «Автодубли контактов и компаний» (продукт Roydis). Обилие дублей было одной из ключевых проблем на старте, поэтому мы поставили автоматическую защиту от их создания в ручном режиме и вывели аналитику по дублям в amoCRM.

‍

8. Создали воронку-справочник, необходимую для контроля оборота. Например, клиент покупает услуги рекламы на 12 месяцев, но отгрузка происходит каждый месяц, чтобы команда оставалось замотивированной и видела прогресс. Как только текущий месяц заканчивается, сделка переходит на этап финального проставления оборота и через несколько дней уходит на этап нового месяца.

9. Настроили дашборды аналитики для руководителей и менеджеров на базе модуля «Ключевые показатели» от ROCKET, написали инструкции и провели обучение команды клиента. (Прим.ред. – цифры на дашборде вымышленные, так как с уважением относимся к NDA).

Работа компании в аmoCRM после трех месяцев сопровождения

‍

Что изменилось, когда процессы в CRM заработали по правильной методологии?

‍

1. 100% сделок полностью прорабатывается в течение месяца с момента попадания в CRM и каждая новая сделка имеет задачу.

‍

2. Сроки и количество просроченных задач находятся в пределах допустимого значения.

3. Бизнес-процесс максимально автоматизирован. Менеджеры не тратят время на ведение amoCRM, а работают с клиентами и приносят деньги компании.

‍

4. В amoCRM отсутствуют дубли контактов и компаний.

5. Сделки корректно двигаются по воронкам, а случаи возвращения из закрытых этапов в работу стали единичными.

6. Наличие детальной аналитики дает возможность отследить работу компании и менеджеров по необходимым показателям в разрезе дня, недели, месяца с выводом данных в индивидуальные графики и получении информации в Telegram в любое удобное время. 

‍

Как понять, что сопровождение amoCRM приведет вас к похожему результату? 

‍

Команда онлайн-сервиса для организации событий обратилась в ROCKET, потому что CRM-система, по ощущениям, не работала, как должна. Менеджеры не вели систему, она отнимала время, но не приносила обещанного порядка и, тем более, роста продаж.

‍

Было понятно, что система захламлена, а процессы в ней либо поломаны, либо изначально построены неверно. Если у вас есть подобное ощущение и если вы видите, что команда работает в системе «через силу», скорее всего в вашей amoCRM есть, что поправить.