Как ускорить воронку продаж и сократить цикл сделки используя методологию Kanban?
Принципы канбана могут использоваться как базовый инструмент для управления отношениями с клиентами (CRM), тем более, что интерфейс сделок многих CRM-систем очень похож на Kanban-доску.
Kanban - метод управления разработкой по принципу «точно в срок» способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками.
Канбан является наглядной системой разработки которая показывает, что необходимо производить, сколько и когда.
То есть фактически система «заказ-поставка» перевернута в «поставку-заказ».
CRM-система позволяет сохранить всех потерянных клиентов с указанием причины отказа.
Руководители компаний которые используют механизмы канбана видят прозрачную картину того, чем занимаются их сотрудники и в любой момент могут увидеть где проблема в производственном процессе.
Что такое Kanban?
Kanban – японский термин, дословно переводится как «видимая доска» (яп. 看板). Его начали использовать применительно к производству в 60-х годах ХХ века в компании Toyota.
В основу данного принципа положен конвейерный метод производства, а также различные скорости выполнения отдельных технологических операций.
На заводах «Тойоты» доски канбана использовались для того чтобы не загромождать склады и рабочие места заранее созданными запчастями.
При производстве может произойти смена приоритетов. К примеру станция, которая производила левые зеркала произвела 20 штук, а станция производившая правые зеркала - 10 штук, в то время как на конвейере находятся 15 автомобилей и необходимо 15 штук зеркал обоих типов. Налицо конфликт метрики - количественно производство не упало (дополнительные конвейеры выпустили 30 изделий в срок), но производство все равно рискует остановится. Kanban призван помочь справиться с этой проблемой.
Принципы работы Kanban
Главная задача канбана - уменьшение времени прохождения задачи от начала до стадии готовности. Традиционно канбан использовался в производстве и разработке, но мы нашли применение методологии Kanban в продажах - он ускоряет воронку и делает CRM-систему лучше.
В апреле 2017 года компания «VersionOne» выпустила ежегодный отчет «State of Agile» посвященный мировым тенденциям применения Agile (гибкая методология разработки на основе принципов Kanban и Scrum).
В отчете были исследованы разные метрики, позволяющие оценить эффективность применения Agile.
Опыт и обратная связь от компаний, использующих Agile показывают, что использование гибкой методологии разработки ускоряет доставку выпуска продукта, дает возможность управлять изменениями приоритетов увеличивая командную производительность.
Используя Kanban в продажах можно улучшить CRM-систему и сделать так, чтобы воронка приносила максимальный результат.
Так как интерфейс сделок в amoCRM фактически представляет собой карточки канбана, остается только использовать возможности этой методики, грамотно применяя принципы работы в ней.
Применение методологии Kanban в продажах
В при работе в Kanban действуют пять основных принципов:
- Визуализация процесса. Когда есть возможность быстро, одним взглядом оценить ход работы. Не нужно держать в голове кто на какой стадии находится или разбираться в сложных таблицах и графиках, а нужно всего лишь взглянуть на Kanban-доску.
- Управление потоком. Это один из основных принципов системы Kanban заставляющий двигать решение задачи только вперед по этапам воронки.
- Лимит по задачам. Задается лимит на количество сделок которые могут находится каждом этапе воронки продаж одновременно.Таким образом регулируется нагрузка на менеджеров.
- Описание условий для смены статуса. На каждом этапе воронки должен быть список условий и действий, обязательных для движения сделки.
- Оптимизация цикла. Время выполнения каждой задачи должно обязательно фиксироваться и оцениваться. Улучшение этого процесса является важным принципом канбана.
Эти принципы работают во многих CRM-системах, остановимся подробнее на том, как методология Kanban реализована в amoCRM.
Визуализация
Первый принцип - система карточек реализована в amoCRM по умолчанию.
Kanban это не конвейер, а карточка, средство коммуникации. В канбан-доске можно отбирать только свои сделки и смотреть только за своими результатами.
- Разделите работу на задачи, каждую задачу напишите на карточке и поместите на стену или доску.
- Используйте названные столбцы, чтобы показать положение задачи в воронке продаж.
Управление потоком (Только вперед)
При работе с принципом управления потоком - в своем отделе продаж вы можете ввести регламенты, по которым сделка будет двигаться только вперед и только на один этап. В таком случае не будет нарушаться бизнес-процесс продажи, а менеджер обязательно выполнит задачи по каждому этапу, ведь у него только один выход: подталкивать клиента к продаже.
Благодаря работе этого принципа Kanban не портится аналитика воронки, менеджер полностью соблюдает регламент книги продаж, а вся работа строится на получении прибыли.
Хотите настроить управление потоком в amoCRM?
Лимит по задачам (Work in progress)
Чтобы избежать ситуации когда сделки будут накапливаться на самом неприятном этапе (например, КП отправлено) в Kanban действует принцип ускорения прохождение сделок - Work in progress.
В этом принципе для каждого этапа воронки можно задать лимит, сколько сделок может на нем находиться одновременно.
Самые нелюбимые статусы у менеджеров получат жесткое ограничение на сделки. Чтобы продать новому клиенту, надо сначала продать тем, с кем уже общаешься.
WIP - общий лимит,PWIP - персональный лимит
По нашему опыту, «нелюбимым» статусом является следующий после отправки коммерческого предложения. Менеджеры отправляют большое количество предложений, но боятся звонить и уточнять статус.
Если ограничить число сделок на статусе отправки, им придется освобождать место под новые и, таким образом, проталкивать свою работу дальше.
Лимит сделок рассчитывается индивидуально под каждый статус и воронку и зависит от возможностей отделов продаж и производства.
Установить ограничение на количество сделок для статусов.
Описание условий для смены статуса (Definition of Done)
При использовании принципа Kanban «Описание выполненных статусов» в амоCRM, в каждом статусе описывается подробный список требований и действий, обязательных для перевода сделки на следующий этап воронки продаж.
Для этого на каждом этапе должен быть прописан список условий и действий, обязательных для движения сделки.
Также вы можете внедрить свою книгу продаж прямо в amoCRM - менеджерам больше не нужно искать регламенты в других источниках.
В amoCRM это можно автоматизировать с помощью системы обязательных полей, а также дополнительных разработок.
Добавить регламенты книги продаж прямо в amoCRM
Оптимизация цикла
Замерить цикл сделки - поможет аналитика, наглядно показывающая на каком этапе сделки зависают, на каком отваливаются.
Постоянное улучшение - значит ускорение, более быстрое поступление средств.
Этот принцип базируется на обязательном постоянном анализе воронки продаж и цикла сделки.
Если своевременно отслеживать статусы, на которых скапливаются сделки, узкие и, наоборот, слишком широкие этапы воронки продаж и менять систему в нужную сторону, можно создать почти идеальную CRM.
Итог
Пять принципов методологии Kanban не только применяются в amoCRM, но ускоряют воронку продаж дополняя и оптимизируя CRM-систему.
Первый принцип реализован в amoCRM по умолчанию. Второй, третий и четвертый можно регламентировать или автоматизировать с помощью виджетов. Пятый принцип - оптимизация - это постоянный процесс, который вы можете делать самостоятельно или можете воспользоваться консультацией опытных интеграторов CRM.
.png)
.webp)
.svg)
.webp)
.webp)
