Если вы читаете эту статью, то скорее всего ищете инструмент для управления проектами в рамках компании. На рынке существует множество сервисов, которые закрывают эту задачу, но в данном обзоре коснёмся конкретных двух — Asana и Trello, потому что они соответствуют важным для бизнеса критериям (на наш скромный взгляд), таким как:
- Простой и очевидный в использовании сервис — научиться сможет даже неподкованный в IT сотрудник, и ему не придётся для этого тратить месяцы своей жизни.
- Возможность масштабирования — в системе может работать как 1, так и 1 000 сотрудников, можно вести 1 проект или 100.
- Уровни использования сервиса — может использоваться как простой задачник, но при грамотной настройке можно полноценно вести сложные проекты.
- Наличие интеграций и API — можно подключить внешние решения и сделать индивидуальные доработки.
- Удобное мобильное приложение. Всё чаще работать и решать задачи приходится оперативно, и делать это без мобильного приложения очень непросто.
Оба сервиса имеют множество особенностей, которые не могут быть охвачены в одной статье (в лучшем случае можно уложиться в рамках книги). Поэтому мы сосредоточились только на самых важных функциях, чтобы помочь вам выбрать тот, который подходит именно вам. Если у вас нет времени на углубленный обзор, прокрутите вниз до сводки основных различий между инструментами. Начнём!
Asana vs Trello: немного предыстории
Запуск Trello состоялся в сентябре 2011 года и представлял собой простой инструмент для досок Kanban. Проще говоря, вы можете перетаскивать карточки в сервисе, аналогично тому, как вы бы перемещали стикеры по обычной доске. Подробнее о методе Kanban в CRM можно посмотреть в нашем видео.
Вот так выглядел пользовательский интерфейс Trello в 2011 году. Вы можете заметить, что различия с актуальной версией минимальны.
Asana была представлена всего через два месяца после Trello соучредителем Facebook Дастином Московицем (Dustin Moskovitz). Вот так выглядела Asana в те времена. Пользовательский интерфейс изменился довольно сильно!
Оба инструмента пользовались немалым успехом, хотя Trello и приобрёл наибольшую популярность. В 2016 году Trello достиг отметки в 1 миллион ежедневных активных пользователей. Годом позже, после приобретения Atlassian, он продолжил расти. Сейчас в Trello около миллиона активных аккаунтов. Помимо корпоративных клиентов, Trello часто используют и в повседневной жизни.
Asana может похвастаться намного меньшим количеством активных аккаунтов. Возможно, дело в том, что изначальная нацеленность сервиса была на использование сервиса в рабочих командах. В 2018 году Asana могла похвастаться 50 000 организациями, работающими в сервисе на платной основе.
Популярность Trello в больше части связана с тем, что он предназначен не только для бизнеса. Сайт компании провозглашает: "Создавайте доски для всего в своей жизни”. Хотя в последнее время Trello всё чаще используют и на крупные предприятиях. Asana была более ориентирована на бизнес с самого начала, позиционируя себя как "платформа управления работой для команд".
Asana vs Trello: ценообразование
Цены на инструменты схожи, хотя в начале 2019 года у Asana был более дешевый план для небольших команд, который составлял $6.25 за пользователя в месяц.
Обратите внимание, что текущие данные о ценах действительны на июнь 2019 года.
Тарифы Asana
- Базовый $0.00
- Премиум $9.99 за пользователя, в месяц, оплачивается за год
- Бизнес $19.99 за пользователя, в месяц, оплачивается за год
- Предприятие (Цена предоставляется по запросу)
Тарифы Trello
- Бесплатно $0.00
- Бизнес-класс $9.99 за пользователя, в месяц при оплате за год
- Предприятие $20.83 за активного пользователя в месяц (до 200 пользователей)
Как вы можете видеть, когда разговор заходит о ценообразовании, сложно выбрать победителя.
Asana vs Trello: быстрый обзор
Дальше мы обсудим плюсы и минусы обоих инструментов. Вот краткая таблица, чтобы начать сравнение.
Теперь к деталям. Что происходит после нажатия кнопки "зарегистрироваться"?
Asana vs Trello: регистрация
Процесс регистрации максимально прост. Если вы не регистрируете платный аккаунт — всё, что вам нужно, это электронная почта.
В любом из инструментов вы можете зарегистрироваться на свой личный или рабочий адрес электронной почты. Тем не менее, Asana рекомендует вам ввести последнее, чтобы автоматически подключиться к вашей команде с помощью корпоративного веб-домена. Оба инструмента предоставляют возможность зарегистрироваться через Google.
В Trello появился короткий тур по продукту сразу после входа в интерфейс.
В Asana нет обязательного вступительного обучения. Если у вас есть какие-либо вопросы, вы можете использовать руководство по сервису, нажав кнопку на вопросительный знак в правом верхнем углу.
Asana vs Trello: пользовательский интерфейс
Дизайн и пользовательский интерфейс обоих инструментов отличаются, но их структура несколько похожа.
В Trello слева расположена меньшая панель, справа — большая и верхняя для поиска, настройки профиля и некоторых других функций.
Trello кажется более компактным при отображении функций. Его пользовательский интерфейс выглядит минималистичным только с вкладками "Доски", "Главная" и "Команды".
В Asana другие вкладки, такие как "Избранное" и "Портфели", появляются сразу после входа в систему.
Asana vs Trello: кастомизация
В Trello вы можете изменить фон ваших досок, выбрав определенный цвет или изображение. Но добавить свою собственную картинку можно только на платном тарифе.
В Asana вы можете изменить фон для своего профиля, но не для конкретного проекта (по крайней мере, используя бесплатный план).
Для проектов в Asana можно задать отдельные цвета для выделения.
Когда речь заходит о языковой поддержке, то Trello доступен на 21 языке, Asana — на 6 языках. Мы написали свой перевод Asana на русский язык в виде плагина для Google Chrome — он бесплатный.
Asana vs Trello: основы
Прежде чем говорить о различиях, давайте кратко рассмотрим ключевые функциональные возможности инструментов. Это может помочь нам лучше понять их различия.
Trello
Итак, что бы вы обычно делали после регистрации в Trello?
1. Создание доски
Доска является ключевой сущностью в Trello. Любая задача может быть назначена только внутри доски. Без создания доски в Trello вам будет доступен самый минимум. Доски могут быть частными или публичными.
2. Создание списков
После того, как вы создали доску, можно настроить списки. Это в основном столбцы, между которыми вы перемещаете свои карточки. Очень часто пользователи создают три списка с именами "To Do", "Doing" и "Done".
Карточки можно перетаскивать из одного столбца в другой, пока задача не будет выполнена.
3. Добавить карточку
После создания доски и списков вы можете создать карточку. Это может быть ваша задача или идея/план.
4. Детализируйте карточку
Теперь вы можете назначить эту задачу кому угодно, добавить дату выполнения, описание или комментарии, вложения, чек-листы и т. д.
Вот, собственно, и вся основная функциональность Trello.
Теперь давайте обратимся к Asana. С чего вы начинаете после регистрации?
Asana
1. Добавление задачи
Если в Trello вам нужно сначала создать доску, чтобы добавить карточку, то в Asana вы можете сразу создать задачу.
Задача появится во вкладке "Мои задачи". Добавить её в конкретный проект вы сможете в любое время.
2. Детализируйте задачу
После разработки задачи вы можете добавить к ней любые детали, комментарии и файлы, создать подзадачи и многое другое.
3. Создание проекта
Создавая проект, вы собираете свои задачи, связанные с конкретной инициативой или целью. На этом этапе вы можете выбрать макет в виде списка или доски, настроить параметры конфиденциальности для проекта.
4. Добавление или переименование столбцов
Если вы выберете вид доски, столбцы "To Do", "Doing" и "Done"будут настроены автоматически. Кстати, вы всегда сможете переименовать их или добавить другие столбцы.
Теперь, когда мы освоили основы, давайте перейдем к основным различиям между инструментами.
Asana vs. Trello: 3 основных различия
1. Списки против досок. По умолчанию в Trello доступно только отображение в виде доски. В Asana есть как доски, так и списки одновременно.
Trello — это отличный инструмент для работы с канбан-досками. Поэтому, если виртуальные стикеры удовлетворяют ваши потребности, то можете просто работать с ними.
Но иногда вид доски может не отвечать всем требованиям. Например, если вы ведете последовательный проект или нужно быстро просмотреть список открытых вопросов от клиента. Или, может быть, вам просто нравится составлять списки? Тогда Asana может быть более разумным выбором, так как она отображает не только доску, но и позволяет работать с задачами из списков.
Обратите внимание, что вы можете переключить свой проект с доски на представление списка или наоборот.
В Trello вы можете просматривать задачи в так называемом древовидном представлении (через интеграцию), которое похоже на представление списка. В то же время, в Asana вы также можете выбрать временную шкалу (в платных планах) и календарь. Мы поговорим об этом ниже.
Если доски Канбан полностью удовлетворяют ваши потребности, то вы можете смело выбирать Trello. Если вы предпочитаете просматривать задачи в списках или выбирать между списками и досками, Asana подойдёт вам лучше.
2. Бесплатный тарифный план. Asana ограничивает количество пользователей в одной команде, Trello ограничивает количество командных досок и дополнений (интеграций).
Есть также некоторые различия в бесплатных версиях продуктов. Вот что самое важное: Asana ограничивает количество товарищей в одной команде, с которыми вы сотрудничаете — до 15 в бесплатном плане.
Trello не ограничивает количество членов команды, однако накладывает ограничение на количество командных досок (до 10) в бесплатном плане. Конечно, вы всё еще можете создавать неограниченное количество персональных досок, хотя совместная работа с коллегами может стать для вас мукой (вы должны приглашать всех каждый раз, когда создаете новую доску).
Есть еще одно важное ограничение в Trello. Интеграции в Trello добавляются не на весь аккаунт, а на отдельные доски. Соответственно, если базового функционала вам недостаточно, то установить можно только одну интеграцию (на бесплатном тарифе). С другой стороны, это может быть разная интеграция для разных проектов, но только одна на проект.
Если в вашей команде менее 15 человек, вашим выбором может стать бесплатный тариф Asana. Если же у вас большая команда, но менее 10 проектов, и вам не нужно активно использовать интеграции, то бесплатный тариф Trello подойдёт вам лучше. В остальных случаях стоит подумать о платных тарифах.
3. Возможность масштабирования и детализации процессов. Asana имеет больше встроенных функций, в то время как в Trello вы должны использовать интеграции, чтобы расширить свои возможности (большинство реально полезных — платные).
Одним словом, Asana больше полагается на встроенные функции, а Trello на дополнения. Вот два примера, подтверждающие это:
1. Как уже упоминалось, Asana имеет встроенный календарь, который позволяет видеть задачи в контексте конкретных дней и недель.
В Trello вам придётся использовать дополнение, чтобы получить вид календаря. Вот как это будет выглядеть.
Использование плагина Planyway Calendar and Timeline в Trello
2. Вот еще одна функция — временная шкала, которая важна для управления зависимостями. Это позволяет указать, какие задачи должны быть выполнены, прежде чем можно начать другие. Временная шкала встроена в Asana. В Trello вам понадобится интеграция, которая позволит вам визуально отобразить зависимости задач в проектах.
Timeline в Trello (через плагин)
Timeline в Asana (встроенный функционал)
Asana vs Trello: коммуникации
Ни один из инструментов не обеспечивает встроенный прямой обмен сообщениями или аудио/видеозвонками. Тем не менее, оба инструмента обеспечивают некоторые средства связи.
У Asana есть так называемая функция бесед, доступная в командах и проектах. Это пространство, где вы можете общаться и обмениваться комментариями со своими коллегами.
Кроме того, вы можете комментировать конкретные задачи и карточки в Asana, используя @Имя. Наконец, вы можете создать определенный проект для бесед и использовать его в качестве приватного чата.
В Trello ваше общение ограничено комментариями к карточкам.
Учитывая все вышеперечисленные функции, Asana предоставляет больше средств общения, чем Trello. Однако ни один из этих инструментов не может заменить командный чат с определенными каналами для разговоров, прямых сообщений, аудио и видеовызовов.
Asana vs Trello: совместная работа и некоторые дополнительные функции
Оба инструмента имеют десятки дополнительных функций. Мы выделим несколько.
Будучи инструментами управления проектами, Asana и Trello предназначены для совместной работы членов команды. Таким образом, вы можете свободно назначать свои задачи коллегам и отслеживать их. Настройки уведомлений могут быть установлены и скорректированы в соответствии с вашими потребностями.
Кроме того, вы можете осуществить множество действий с задачами/карточками, которые вы создаете. Например, добавление чек-листа (Trello) или подзадач (Asana) для большей детализации карточек. Также вы можете скопировать ссылку на задачу (Asana) или доску (на Trello), чтобы расшарить ее.
В Asana вы также можете "лайкнуть" определенную задачу (ее можно использовать как уведомление или просто как лайк). В платных планах Asana можно добавлять так называемые Ключевые точки (Milestone) и создавать зависимости задач.
Asana vs Trello: общий доступ к файлам
В обоих инструментах можно добавлять файлы к карточкам (Trello) или задачам (Asana). Однако существуют ограничения на загрузку файлов.
В Trello вы не сможете прикрепить файл размером более 10 МБ на бесплатном плане. Однако в платных тарифах лимит поднят до 250 МБ.
В Asana предел составляет 100 МБ для файлов с вашего компьютера независимо от того, платите ли вы за инструмент.
В любом случае лучше использовать интеграцию с файловыми хранилищами, такими как Dropbox или Google Drive, доступными в обоих приложениях.
При использовании бесплатных планов, Asana имеет больший лимит загрузки файлов. Однако в платных планах Trello выходит вперёд. Интеграция с файловыми хранилищами доступна в обоих приложениях.
Asana vs Trello: фильтры и поиск
Базовый поиск отлично работает в обоих сервисах.
Можно найти любую карточку (Trello) или задачу (Asana), фразу в описании, комментарии или разговоре.
Поиск фразы в описании задачи Trello
Поиск фразы в описании задачи Asana
Однако, когда дело доходит до некоторых расширенных функций поиска, есть разница между инструментами. Чтобы усложнить алгоритм поиска в Asana, найти задачи с определенным сроком выполнения или выполнить поиск только по незавершенным задачам, вы должны быть пользователем платного тарифа Asana.
Расширенный поиск в Asana
В Trello, однако,некоторые расширенные функции поиска доступны на бесплатном плане. Вы можете указать свой поиск с помощью операторов поиска. Я использовал “due: week”, чтобы найти задачу, которая должна быть выполнена в ближайшие 7 дней.
Расширенный поиск в Trello
Некоторые дополнительные функции поиска доступны в Trello бесплатно, но вам придется заплатить за использование большинства из них в Asana.
Asana vs Trello: интеграции
Как уже упоминалось, оба инструмента интегрируются со сторонними приложениями, и в частности Trello довольно сильно зависит от интеграций. Приложение имеет 200+ интеграций, в то время как у Asana 100+ интеграций по состоянию на июнь 2019 года.
Поскольку оба приложения хорошо известны и широко используются, многие внешние интеграции существуют сразу для обоих продуктов.
Asana vs. Trello: подведение итогов
Оба решения являются надежными инструментами управления проектами с многочисленными и разнообразными функциями. Их цены довольно схожи, в то время как оба приложения также предоставляют и бесплатные тарифные планы.
Если быть краткими:
Trello — отличный инструмент для использования методологии Kanban в небольших рабочих группах. Если нужно визуализировать рабочее пространство, обеспечить совместное понимание проекта. Например, он отлично подойдет для ведения нескольких проектов, организации работы отдела маркетинга, небольшого агентства или отдельной команды разработки. Он проще, легче внедряется, но масштабировать на большое количество процессов может быть затруднительно.
Asana — специализированный продукт для управления рабочими процессам в компании. В нем больше функций из коробки, его легче масштабировать на несколько рабочих групп и процессов. Сервис несколько сложнее, но при грамотном внедрении практически очевиден в использовании. Если нужно визуализировать работу внутри одной групп, то возможно будет сложнее, но если рассматривать как рабочую среду для всей компании — отличный вариант.
Мы записали видео подробное видео о том, где рассказываем и делимся опытом, как работать в Asana.
Это были основные моменты. Надеюсь, статья была полезной!
По материалам: chanty.com Изображение: Asana и Trello
.png)
.webp)
.svg)
.webp)
.webp)
